仕事でミスをした時のリカバリー方法と再発防止策の立て方

アイキャッチ画像 仕事の不安

この記事では、

  • 仕事でミスばかりしてしまい、上司から怒られて、落ち込んでいる
  • 繰り返し、ミスをしてしまい、周囲の人からの信頼もなってきている
  • なんで繰り返しミスしてしまうかがわからない
  • ミスを発生しないようにするためにはどうしたらよいか?

といった悩みを抱えている方向けへの対策を紹介します。

 

仕事でミスするって本当に嫌ですよね。

 

なぜそう思うかと言うと、いろいろな方から怒られるとか、ミスをリカバリーしたり、再発防止策を考える手間がかかるからという方が多いのではないでしょうか。

つまり、後ろ向きな気持ちになりがちなことが、控えているからですよね。

 

一方で、仕事のミスのリカバリーのやり方、再発防止策によっては、あなたの評価を上げることも可能なのです。ピンチをチャンスに変えるこもできます。

 

そのため、本記事では、「自分を守るための、仕事のミスのリカバリー方法、再発防止策の立て方」。加えて、「攻めに転じるための、再発防止策の仕組化」について、以下内容で、解説します。

  1. なぜ仕事でミスを起こしてしまうのか?
  2. 仕事でミスをしたときの報告と謝罪の重要性を理解しましょう
  3. 仕事でミスをしたときのリカバリー方法
  4. 仕事でミスをしたときの再発防止策を立て方
  5. ミスへの再発防止策を仕組化し、組織に貢献しよう

この方法をおすすめするのは、私自身が仕事で実践し、効果があることを検証できているからです。また、部下にもこのやり方を勧めています。

一見すると、遠回りに感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、ミスに対して誠実に向かうことで、信頼を獲得できるようになります。それでは、解説をしていきますね。

 

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なぜ仕事でミスを起こしてしまうのか?

なぜ仕事でミスを起こしてしまうのか?ミスが起こる原因は以下3つのいずれか、または組み合わせが考えられます

  • 脳が疲弊しているため
  • 業務知識が不足しているため
  • スキル・能力が不足しているため

それぞれの原因について、解説していきます。

脳が疲弊しているため

1つめの原因は、脳が疲弊しているためです。

精神科医の樺沢紫苑氏いわく「ミスはあなたではなく脳のせい」とのこと。脳のタイプに合った対処をすれば、ミスを減らすことは可能とのことです。

以下サイトを参照ください。

「仕事でミスが多いのはなぜ? 脳科学的な4つの対策」
https://studyhacker.net/mistake-brain-4type

ミスをしたときは、業務知識やスキル・能力が不足しているためと思いがちだと思います。

しかし、脳の疲れが原因の可能性があることを覚えておいた方がよいでしょう。上記サイトに沿った対策をすることで、脳をリフレッシュさせましょう。

業務知識が不足しているため

2つめの原因は、業務知識が不足しているためです。

自分が遂行する業務の知識が不足していれば、誤った手順で業務を遂行してしまうことは容易に想像できます。

 

自分の業務でわからないことがあるときは、わからない箇所を上司、同僚に伝え、教えてもらうようにしましょう。また、業務マニュアルがないかを確認し、あれば、もらうようにしてください。

 

業務マニュアルがない場合は、自分で作ってしまいましょう。そして、自分がわかららない箇所を、上司、同僚に教えてもらいながら、完成させます。

 

業務マニュアルを作ることで、業務内容の理解が深まり、ミスを減らすことができるからです。

 

業務マニュアルを上司、同僚、部下にも共有することで、他の人のミスを減らすこともできます。一石二鳥です。

スキル・能力が不足しているため

3つ目の原因は、スキル・能力が不足しているためです。

例えば、Excelの関数を使うスキルがなかった場合、数値計算などで間違えが発生する可能性が高まってしまいます。

その場合、該当業務に熟練している人と一緒に業務をさせてもらうようにしましょう。しばらくの間、一緒に業務を行うことで、必要なスキル・能力を身につけるのです。

また、職場で必要なスキル・能力については、研修などに参加しながら体系的に身につけることも同時に行っていきましょう。

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仕事でミスをしたときのの報告と謝罪の重要性を理解しましょう

仕事でミスをしたときのの報告と謝罪の重要性を理解しましょう

仕事でミスをしたときの報告の重要性

ミスをしたときに何が一番大事だと思いますか?

直属の上司への報告です。

やってはいけないのは、ミスの状況がわかるまで情報収集しようとすることなんです。

 

なぜだかわかりますか?

 

ミスをしたときに優先すべきは、一刻も早く、ミスをリカバリーすることです。そのために必要なことは、自分一人で解決することではなく、もっとも早く確実にミスをリカバリーできる方法を取ることです。つまり、自分だけの判断ではなく、上司の判断を仰ぎながら最善の方法を取る必要があるのです。

 

上司には、部下を管理・監督する責任があります。部下のミスは、上司のミスでもあるのです。その意味でも、上司への報告義務があります。

また、ミスがリカバリーされるまで時間がかかることもあります。その場合は、適宜、上司に報告することも忘れないようにしましょう。

仕事でミスをしたときの謝罪の重要性

自分がミスをしたために、他の人へ迷惑をかけてしまった場合は、謝罪しましょう。直属の上司に一報するタイミングで、まず、上司に謝罪しましょう。

次に、自分のミスによって迷惑かけた方すべてに対して、状況を報告するとともに、謝罪もします。

なぜミスをしたときの謝罪が重要かわかりますか?

 

ミスのリカバリーに協力してもらう必要があるからです。人間は感情に大きく左右される生き物です。謝罪があるかどうかで、協力しようか、しないかの意思決定されることすらあります。

 

また、謝罪した上で、リカバリーをしっかりとやりとげれば、ミスをしてもしっかり対応してくれる人と好印象に思っていただる可能性もあります。

 

相手の心をつかむためにも、ミスをしたときの謝罪は重要なのです。

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仕事でミスした時のリカバリー方法

リカバリーの画像イメージ

上司と一緒にリカバリー方針を決める

仕事でミスを起こしてしまったら、上司と一緒にミスに対してのリカバリー方針を決めましょう。

 

どのようにリカバリーするのがベストなのかは、ミスの内容、発生状況、取りうる対策方針の手段などによってが変わってきます。あなた自身が仕事の経験が浅いときは、これらの情報を全て把握しきれていないでしょう。

 

そのような状況で、適切な判断することは不可能です。ですから、まずは、仕事でミスを起こしてしまったと思ったら、経験豊富な上司に報告することが先決です。

 

そして、上司と一緒にリカバリー方針を検討しましょう。

 

この行動は、あなたを守ると同時に、上司も守ることになるのです。

 

上司と相談しながらリカバリーを行うことで、自分一人で判断して、被害を拡大する最悪の事態を避けられるからです。

具体例を出します。

あなたが顧客先へ提出する見積書の見積金額を間違えて、顧客先企業に提示してしまったとします。このとき、リカバリー方針は、

 

  1. 顧客に見積金額を間違えたことの報告し、発注手続きを中止してもらう
  2. 顧客に見積金額を間違えたことの報告し、発注手続きの修正をしてもらう

 

のどちらかだっだとしましょう。

一般的に考えると、2.が適切な行動と思いますが、状況によっては、1の方が良い場合もありえます。例えば、社内の見積修正に時間を要する場合などです。

上司と一緒にリカバリー計画を立てる

リカバリー方針を決めたら、上司と一緒にミスに対してのリカバリー計画を立てましょう。

リカバリー計画なしで対応すると、抜け漏れが発生し、二次災害を起こしてしまう可能性があるためです。

 

  • 上司や関係者などにリカバリー計画を共有してから進めることで、周囲の人からの安心感を得られやすくなります
  • どのようにリカバリーするかによって、周囲の関係者からあなたへの評価、信頼度は大きく変わってきます

 

どのようにリカバリー計画を立てればよいのか、先ほどの例で、考えていきましょう。

まず、ミスをリカバリーするために必要なタスクを洗い出します。

 

No. タスク
1 正しい見積もり金額を確認
2 顧客に見積金額を間違えたこと報告
3 見積書の見積金額を修正
4 見積書の修正版を承認
5 修正版の見積書を顧客に送付

 

次に、いつまでに、誰が行うかを以下のように明確にしていきます。

 

No. タスク 期日 担当
1 正しい見積もり金額を確認 すぐに 自分
2 顧客に見積金額を間違えたこと報告 すぐに 上司
3 見積書の見積金額を修正 今日中 自分
4 見積書の修正版を承認 明日午前中まで 自分
5 修正版の見積書を顧客に送付 明日15:00まで 自分

 

このときに、上司と一緒に計画を立てると、誰が、いつまでに行うかのアドバイスももらえることができます。

 

例えば、

 

No. タスク アドバイス
2 顧客に見積金額を間違えたこと報告 顧客に謝罪が必要なので、上司が行った方がよい
4 見積書の修正版を承認 承認者が休暇中なので、今日電話した方がよい
5 修正版の見積書を顧客に送付 顧客事情で、明日発注手続きを開始が良い

 

などです。

リカバリーは、時間との勝負なので、誰が、いつまでに、何を行うかの計画を立て、関係者とも認識を合わせた上で慎重に対応しましょう。

 

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仕事でミスをした時の再発防止策の立て方

仕事のミスへの根本原因を考える

再発防止策の画像イメージ

同じようなミスを繰り返さないために、再発防止策を考えましょう。

 

再発防止策を考えること自体は、求められない限り実施しない方が多いと思います。ですが、あなた自身のために、必ず、実施しておきましょう。

 

再発防止策を考えるには、まずは、仕事のミスへの根本原因を考えます。
表面上の問題への対策を考えても、同じようなミスを繰り返し発生させてしまうからです。

では、仕事のミスへの根本原因はどのように考えたらよいのでしょうか?

以下の手順で実施してみてください。

 

  1. ミスが発生した経緯を洗い出す
  2. ミスが発生する引き金となった事実を選ぶ
  3. 事実に対する発生原因が何かを深堀する

 

それでは、先程の例で考えてみましょう。

ミスが発生した経緯を洗い出す

No 経緯
1 見積書作成時に、提案書から見積金額をコピー
2 提案書が複数存在していることを知らず、古いバージョンの提案書から見積金額をコピー
3 提案書は、直属の上司が作成しており、最新版は、直属の上司のPCのみに存在

ミスが発生する引き金となった事実を選ぶ

見積書作成時に、提案書から見積金額をコピーした

事実に対する発生原因が何かを深堀する

事実 見積書作成時に、提案書から見積金額をコピーした
なぜ? 提案書の見積金額が正しい金額と思い込んでいた
なぜ? 提案書が、一つしか存在しないと思い込んでいたから
なぜ? 必要性を感じていたが、直属の上司に正しい見積金額を確認しなかったため
なぜ? 直属の上司と話すのが苦手で、確認を怠ったため★

今回の例では、★が根本原因とします。

 

上記の例について、直属の上司にも非があると思われた方もいらっしゃるでしょう。それは、正しいのですが、自分がミスを繰り返さないようにするためにという視点で考えているので、今回は、触れていないのです。
  • 組織として、再発防止策を考える場合は、自分以外の方の行動にも着目し、同じように発生原因を深堀する必要があります。

仕事のミスへの再発防止策を立てる

それでは、仕事のミスが発生した根本原因をもとに、再発防止策を立てましょう。

先程の例で考えます。

根本原因は、「直属の上司と話すのが苦手で、確認を怠ったため」でした。

上記が事実だとしたら、見積書の見積金額を間違ってしまう以外にも、さまざまな仕事上のミスが発生してしまう思いませんか?

直属の上司と必要十分なコミュニケーションができないと、仕事に支障は出るのは当たり前だからです。それでは、どのような、再発防止策が考えられるでしょうか?

再発防止策は、「対策案を講じたら、本当に問題は起きなくなるのか?」、「対策案自体を実行し続けることができるか?」の2点で考えましょう。

再発防止策案をいくつか考え、検証してみましょう。

 

No. 再発防止策案 問題が起きない? 実行し続けられる?
1 直属の上司と飲みに行き、腹を割って話をしてみる 不明 NO
2 直属の上司に報告、相談するタイミングを定期的に設けてもらう YES YES
3 必要に応じて、自分から直属の上司に話しかけるようにする YES No

 

例えば、上記結果になったとしたら、No.2の案を選べばよいのです。

 

  • 再発防止策の検討に時間をかけすぎないようにしましょう。1人で行う場合は、30分を目安にしましょう
  • 再発防止策は、必ず根本原因を考えてから検討しましょう

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ミスへの再発防止策を仕組化し、組織に貢献しよう

再発防止策を仕組化し、組織に貢献しよう次に行うことは、ミスへの再発防止策を仕組化し、組織に貢献することです。

再発防止策を立てただけだと、忘れてしまうからです。自分は覚えているかもしれませんが、チームメンバーは覚えていないといったこともありえます。

再発防止策を立てて報告するだけでは、ミスはなくならないのです。

 

では、どうしたらよいでしょうか?

 

再発防止策を仕組化して、誰もがミスを起こさない仕組みまで作りこむのです。

 

例えば、見積書作成の再発防止策として、直属の上司に報告、相談するタイミングを定期的に設けてもらうという具体例を挙げました。自分一人が同じミスを起こさないためには、有効かもしれません。ただ、他のチームメンバーは同じミスをするかもしれません。

そう考えると、見積書の金額を上司が絶対に確認しなくてはならない方法を考えた方がよいことがわかります。

例えば、見積書に上司が確認した証跡を残すなどです。これを見積書作成のプロセスに追加すれば、他の人も同じミスをしないようにできます。

多くの人は、ミスのリカバリーが終わり、再発防止策を報告したら、すぐに別の仕事に取り掛かりたくなると思います。

ミスのリカバリーや再発防止策の検討に時間がかかってしまい、本来やるべき仕事が滞留してしまっていることが多いからです。

 

もう一歩踏み込んで、、ミスへの再発防止策を仕組化するところまで対応できたら、組織に大きく貢献できます。その結果、あなたの評価は上がっていくでしょう。

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仕事でミスをした時のリカバリー方法と再発防止策の立て方の結論

結論の画像

仕事でミスをした時のリカバリー方法と再発防止策の立て方について、解説してきました。

 

  1. 起こしてしまったミスは、上司と一緒に計画を立ててからリカバリーする
  2. 同じようなミスを繰り返さないために、再発防止策を立てる

 

自分を守るために、この2点が重要です。

また、攻めに転じるため、再発防止策を仕組化して、組織に貢献することも重要な点でしたね。

私は、若いころ、同じようなミスを繰り返し起こしていました。また、そのこと自体にあまり気づいておらず、なんとなく、上司に怒られることが多いなぐらいに思っていました。

しかし、仕事のミスを繰り返ししていると、次第にこの人はいつも仕事でミスばかりする人なんだというレッテルを貼られてしまうリスクがあります。

 

そうすると、今の職場で仕事を行うことがやりづらくなり、仕事がつらくなってしまうのです。

 

それを避けるためにも、本記事で紹介した、仕事でミスをした時のリカバリー方法と再発防止策の立て方を参考に、同じミスを繰り返さないようにしていきましょう!

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