資料作成に時間がかかるときの時間短縮方法を教えます!【すぐにできます】

アイキャッチ画像 仕事の不安

資料作成に時間がかかっており、悩んでいる方いらっしゃいますよね。

私も若いころ、資料作成に時間がかかっており、残業時間が増える要因になっていました。

資料作成は作成したら終わりではなく、作った資料を説明し、想定したアクションにつながるかが重要です。

ただ、資料作成の完成度が低いと、想定したアクションにつながらない場合もあります。そうなってしまうと、なんのために、時間をかけて資料を作成したのかがわかりませんよね。

以下のような方におすすめの記事です。

  • 資料作成自体にあまり慣れておらず、時間がかかってしまう方
  • 資料の完成度が低く、何度もやり直しさせられ、時間がかかってしまう方
  • 資料作成になぜ時間がかかってしまうのかを知りたい方
  • 資料作成の時間短縮方法を知りたい方

 

本記事は、私が実践し効果があった方法、部下に指導し、効果があると検証できた方法を元にしています。内容は以下の通りです。

 

  1. 資料作成に時間がかかってしまう理由
  2. 資料作成の時間を短縮する方法
  3. 資料作成にかける時間をコントロールする方法
  4. それでも資料作成の時間を短縮できないときにどうすればよいか

私は、この方法を実践することで、どんな資料でも概ね2時間以内には作成することができるようになりました。もちろん、それより早くできる場合もたくさんあります。

資料作成の時間を短くしたいと思っている方におすすめの記事です!それでは解説します。

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資料作成に時間がかかってしまう理由が知りたい

資料作成に時間がかかってしまう理由が知りたい

資料を作成する目的を意識していない

資料を作成する目的を意識していないと、資料作成に時間がかかってしまいます。資料ができあがった後にやり直しになってしまう可能性が高いからです。

 

資料作成は目的ではなく、手段です。資料を作成し、内容を説明した後に、資料の読み手にどう行動して欲しいのかという点が目的になります。

 

目的を意識せずに、資料を作成してしまうと目的を達成できなくなる可能性が高くなってしまいます。

例えば、議事録は、会議の内容を共有することが目的ですが、突き詰めると、決定事項とタスクの共有が目的です。

このことを理解していないと、会議中の発言が事細かに記録されたメモが出来上がり、とても読みづらい文章になってしまいます。

読み手が知りたい内容から目次構成を考えていない

読み手が知りたい内容から目次構成を考えないと、結果的に資料作成に時間がかかってしまいます。資料ができあがった後にやり直しになってしまう可能性が高いからです。

 

仕事の資料は、自分が発信したい情報を書くのではなく、読み手が知りたい情報を書くものです。

 

その点を勘違いしていると、読み手が期待している内容が不足してしまい、資料作成自体がやり直しになってしまいます。

目次構成を考えず資料作成に着手している

目次構成を考えず資料作成に着手すると、資料作成に時間がかかってしまいます。必要のない頁を作ってしまったり、前後関係がわかりづらい資料になってしまうからです。

出来上がった後に、大幅な修正が必要となるケースもあるので、目次を考えずに資料を作成するのはやめた方がよいです。

設計図を作成せずに、製品や商品を作成すると似ています。資料の目次構成は、資料の設計図なのです。

資料のインプット情報が揃っていない

資料のインプット情報が揃っていないと、資料作成に時間がかかってしまいます。そもそも、資料に載せる情報が揃っていないのですから、あたりまえですね。

例えば、自分が伝えたいメッセージに対する根拠を、市場調査の結果を元に伝えたいような場合ですね。

ただ、資料の目次構成、アウトラインをある程度完成させてから、情報収集した方が効率はよいです。詳細は、資料作成の時間を短縮する資料作成の手順で解説します。

類似資料があるか確認をしていない

類似資料があるか確認をしていないと、資料作成に時間がかかってしまいます。

類似資料がある場合、目次構成は同じで、文章中の表記を入れ替えるだけで資料が作成できてしまうことが多いからです。

特に、他の人がルーチンで作成しているような資料の場合、類似資料を元に作らないと無駄骨になってしまいます。例えば、商品の見積を行うときに作成する資料などです。

資料作成過程で確認を取っていない

資料作成過程で確認を取っていないと、資料作成に時間がかかってしまいます。資料作成過程で確認を取ることで、資料作成後の手戻りを作成する場合があるからです。

特に、資料作成に慣れていない場合や、初めて作成する資料の場合などは、資料作成過程での確認を取ることが有効です。詳細は、資料作成の時間を短縮する資料作成の手順で解説します。

必要以上に頁数を増やしてしまっている

必要以上に頁数を増やしてしまうと、資料作成に時間がかかってしまいます。物理的に作成する量が増えるわけですから、時間がかかってしまうのはあたりまですよね。

目次構成を考えずに作り始めてしまうと、必要ない頁を作ってしまうような無駄が発生してしまいますので、気をつけたいですね。

必要以上に頁内の情報を増やしてしまっている

必要以上に頁内の情報を増やしてしまうと、資料作成に時間がかかってしまいます。物理的に作成する量が増えるわけですから、時間がかかってしまうのはあたりまですよね。

また、必要以上に頁内の情報を増やしてしまうと、わかりづらい資料になってしまいます。

 

資料の作り手は、情報量が多いほどが、読み手に伝わりやすいと考えがちですが、実は逆です。情報量が多ければ多いほど、読み手には伝わりにくくなってしまうのです。

 

投影した資料をその場で確認する場合、数秒~数十秒で内容を理解できるのは、ほんの一部だけです。伝えたいメッセージと理由をシンプルに伝えるようにしましょう。

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資料作成の時間を短縮する方法

資料作成の時間を短縮する方法

資料作成の時間を短縮する方法は、以下2点です。

  • 資料作成の時間を短縮する資料作成の手順
  • 資料作成の時間を短縮するための確認のポイント

それぞれ解説していきます。

資料作成の時間を短縮する資料作成の手順

資料作成の時間を短縮する資料作成の手順は、以下4つの手順です。

  • 読み手が知りたいことを書き出す
  • 書き手が伝えたいことを書き出す
  • 読み手が知りたいこと、書き手が伝えたいことから目次を書き出す
  • 資料の目次ごとに主張、理由、具体例を箇条書きで書き出す

 

手順は、以下記事で解説していますので、確認ください。
資料作成が苦手を克服するための効果的な4つの手順【詳細解説】

資料作成の時間を短縮するための確認のポイント

資料作成の時間を短縮するための確認のポイントは、以下3つです。

全て実行する必要はありません。資料作成する人の状況やスキルなどによって変わってくるからです。確認が必要かどうかはご自身で判断してください。

  • 読み手が知りたいことがわからないときは、上司に確認する
  • 目次ができたら、上司に確認する
  • 情報収集が必要か確認する

読み手が知りたいことがわからないときは、上司に確認する

読み手が知りたいことがわからないときに、上司に確認しましょう。読み手が知りたいことがわかっていないと、読み手が満足する資料を作成することは不可能だからです。

上司に確認するときは、わからないなりに、読み手が知りたいと思うことを書き出してから、上司に確認しましょう。

 

例えば、顧客向けの商品/サービスを提案する資料を作成する場合に、読み手が知りたいことってなんでしょうか?

 

一般的には、読み手である顧客は、以下の内容を知りたいと思うでしょう。

  • 商品/サービスの内容・特徴
  • 顧客にとっての商品/サービスの価値、効果
  • 競合商品/サービスとの違い
  • イニシャルコスト、ランニングコスト
  • 納期、対応スケジュール

顧客担当者によっては、商品スペック、費用対効果にこだわりがあるとか、こだわりポイントが異なっていることもありえます。そのこだわりポイントこそが読み手が知りたいことなんですね。

そのポイントを外さないためにも、自分がわからない場合は、上司に確認してみましょう。

目次ができたら、上司に確認する

目次ができたら、上司に確認しましょう。

 

資料作成に慣れていない場合や、初めての資料を作成する場合などは、確認した方がよいと思います。

目次を確認するのは、資料の内容について大外しをしないように、手戻りを避けるためです。私も初めての資料を作成する場合は、目次確認をお願いすることが多いです。

 

手間に思うかもしれませんが、目次は情報量が少ないのですぐに確認が終わります。軌道修正も簡単です。

 

資料の内容について、自信がないとき、手戻りを避けたい場合は、目次構成を確認してください。

情報収集が必要か確認する

情報収集が必要か改めて確認してください。読み手に取っての納得性があるかどうかが判断ポイントになります。

読み手に取っての納得性がない場合は、理由を述べるための根拠が必要となります。

例えば、顧客向けの商品/サービスを提案する資料について、競合商品/サービスとの違いを述べる際に、アンケートした結果を使うなどです。

情報収集が必要が自分で判断できない場合は、上司に相談してみましょう。

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資料作成にかける時間をコントロールする方法

資料作成にかける時間をコントロールする方法

資料作成にかける時間をコントロールする方法は、以下3つの手順です。

  • 資料作成の目標時間を設定する
  • 資料作成のためのまとまった時間を確保する
  • 目標時間と実際にかかった時間の差異を確認し、時短の余地がないか確認する

資料作成の目標時間を設定する

まず、資料作成の目標時間を設定しましょう。目標時間を設定することによって、資料作成に集中しやすくなるからです。

時間を決めずに資料作成に取り掛かってしまうと、資料作成の本質でない箇所に時間をかけてしまうことがあります。例えば、配色とか、文字のフォントなど。

 

資料作成の目的は読み手に、期待したアクションを取ってもらうことです。そのための必要最低限の情報が記載されていればいいのです。

 

目標時間内に資料作成を終わらせる意識を持てば、必要最低限の情報を記載することに集中できるようになります。

どれくらいの目標時間を設定するかですが、資料作成する方の状況、スキル、資料のタイプによって、適正な目標時間は変わってきます。

 

急ぎ目に作ったときに、どれくらいかかりそうかをご自身で考えて、目標時間を設定してください。

資料作成のためのまとまった時間を確保する

次に、資料作成のためのまとまった時間を確保しましょう。資料作成は、集中してやったほうがよいからです。

スケジュール管理ソフトを利用されている方は、打ち合わせなどを設定されないように、資料の作成時間をブロックしておきましょう。

目標時間と実際にかかった時間の差異を確認し、時短の余地がないか検討する

資料が完成したら、目標時間と実際にかかった時間の差異を確認しましょう。目標時間との差異を確認することで、時短の余地がないかを検討できるようになるからです。

資料作成の手順別に、どれくらい時間がかかったかメモを残しておくおとをおすすめします。

例えば、本記事で紹介した以下4つの手順に沿って資料作成を行う場合、手順ごとに、どれくら時間をかけたかを記録しておくのです。

  • 読み手が知りたいことを書き出す
  • 書き手が伝えたいことを書き出す
  • 読み手が知りたいこと、書き手が伝えたいことから目次を書き出す
  • 資料の目次ごとに主張、理由、具体例を箇条書きで書き出す

そして、時間がかかっている手順について、時短の余地がないかを確認します。資料作成を行うたびに、この改善プロセスを入れることで、大幅な時間短縮をすることが可能となります。

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それでも資料作成の時間を短縮できないときにどうすればよいか知りたい

れでも資料作成の時間を短縮できないときにどうすればよいか知りたい

それでも資料作成の時間を短縮できない、あるいは、資料作成する時間がない場合は、資料作成の代行サービスを使うという手段があります。

本来であれば、ご自身で作成された方が良いとは思いますが、資料作成する時間がない場合などやむを得ない場合もありますよね。資料作成の代行サービスを使うメリットとデメリットを解説しますので、必要に応じてご利用ください。

資料作成の代行サービスを使うメリット

資料作成の代行サービスを使うメリットは以下3点です。

  • 本業に専念できる
  • 完成度の高い資料を作成できる可能性がある
  • 残業時間、勤務時間を減らせる

資料作成の代行サービスを使うデメリット

資料作成の代行サービスを使うデメリットは以下3点です。

  • 指示の仕方を誤ると、想定と異なる資料となってしまう
  • 資料作成のスキルを身につけられない
  • セキュリティ面での漏洩リスクがある

おすすめの資料代行サービス

個人のお悩み解決からクリエイターへの制作依頼までできる、スキルのオンラインマーケットである、ココナラをおすすめします。

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