社内ルールを作っても、部下が守らなくて困っていませんか？
社内ルールって作るのはかんたんなんですが、守らせるのって難しいと思いませんか？
私は、社内ルールなんて本当はない方がいいんじゃないかと思っています。ルールがあることで行動が制限されるのがあまり好きじゃないからです。
そうはいっても、ある程度、ルールで統制しないと、問題が発生してしまう可能性もあることは理解できます。
ですから、守りやすいルールを作ることが大切なんじゃないかなと思います。
本記事では、以下のような悩みを抱えている方向けに、対策方法を丁寧に解説しています。
- 社内ルールを守ってくれないのはなぜかわからない
- 社内ルールを守ってもらうためにどうしたよいかがわからない
- 社内ルールを守らない状態が続くとどうなってしまうのかが不安
私は数十人を率いるチームのリーダーとして、いくつものルールを作成してきました。
ルールを守ってくれないことも多数経験しており、メンバーと何度も話し合いをしてきました。
その結果わかったのが、私が、ルールを守る側の立場で、ルールを考え切れていなかったということです。
本記事では、この経験を元に、守らない社内ルールを守らせるためのとっておきの対策4選をまとめています。
本記事を読むことで、守らない社内ルールを守らせるための具体的な方法がわかるようになっていますので、是非、読んでください！
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社内ルールが守れない理由
社内ルールが守れない理由は、下記4点です。
それぞれの理由ついて解説します。
理由①社内ルールを守ることに意味を感じていないから
1つめの理由は、社内ルールを守ることに意味を感じていないからです。
社内ルールを守ることに意味を感じないときにありがちなのが、すでにルールを守っていない人がいる場合です。
なんで、〇〇さんは、ルールを守っていないのに、自分だけルールを守る必要があるんだろう。と思うわけですね。
または、社内ルールを守ったことによる、会社としてのメリットが何かがはっきりしないような場合です。
例えば、顧客から商品のディスカウントを要求されたときに、上司の承認を得てから応じるというルールがあったとします。
一方で、その場でディスカウントの要望をまとめないと、顧客が注文をとりやめるリスクがあった場合に、その場で即決した方がよいと思いますよね
理由②社内ルールが複雑すぎるから
2つめの理由は、社内ルールが複雑すぎるからです。
手順が多いと、ルールを実行するのが面倒だなという気持ちになり、守りたくなってしまいます。
例えば、社外にメールで添付ファイルを送信するとき、自分以外の人に添付ファイルの中身とあて先を確認させるというルールがあったとします。
一見すると、単純なルールのように思えるかもしれませんが、リモートワークをしていると意外と面倒に感じるルールなのです。
具体的には、以下のような手順となります。
この手順を踏むのが面倒だなと思う人は、最後のメールを送信するだけをやってしまいますよね。
理由③社内ルールが多すぎるから
3つめの理由は、社内ルールが多すぎるからです。
社内ルールが多すぎると、そもそもおぼえきれないです。特に、大企業だとたくさんの社内ルールが存在していると思いますが、全てをおぼえている人は一人もいないでしょう。
例えばですが、私が勤めている会社では、セキュリティに関するだけでルールだけ20以上あります。多すぎる社内ルールは全く意味がないのです。
理由④社内ルールの存在を忘れてしまうから
4つめの理由は、社内ルールの存在を忘れてしまうからです。
例えば、セキュリティ事故を防ぐために、人事異動で他部署に異動となった人について、社内ポータルサイトのユーザ設定から削除するというルールがあったとします。
このルールが異動時の手続きとして、手順化されていれば、忘れることはないでしょう。一方で、手順化されていなければ、ルールがあること自体忘れてしまう人が多いと思います。
このようにルールが存在自体を意識させないと、ルールは守られなくなってしまうのです。
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社内ルールを守らせるための4つの対策
社内ルールを守らせるための対策は、下記4点です。
それぞれの対策ついて解説します。
対策①ルールを守る必要性を説明し、部下に腹落ちさせる
1つめの対策は、ルールを守る必要性を説明し、部下に腹落ちさせるです。そもそもルールを守る意味を理解できていないと、そもそも守ろうとしないからです。
そんなことあたりまえでは、と思う方もいらっしゃると思います。でも意外とできていないことが多いです。
多くの企業で採用されている、PCを酒席に持っていかないというルールを例に考えてみましょう。
このルールは、PCを紛失したときに、PCの中に入っている顧客情報が外部流出し、セキュリティ事故につながるリスクがあるために存在してます。
顧客情報などを業者に売却することで収益を上げることができるため、流出してしまうのです。
こういったセキュリティ事故が起きると何が起こるでしょうか？
顧客から訴訟を起こされるリスク、あるいは、顧客情報を管理している企業との取引停止に発展するリスクがあります。
その結果、風評被害による売上減、株価低下など多大な損害を被るリスクがあるのです。ここまで、リアリティを持って想像できていない方も多いのではないでしょうか？
それによって、はじめてなぜルールを守る必要があるかを部下に腹落ちさせることができます。
免許更新の際、交通ルールを守らなくて大事故になってしまう映像を見せられると思います。同じことですね。
対策②誰にとってもわかりやすく、守りやすいルールに変更する
2つめの対策は、誰にとってもわかりやすく、守りやすいルールに変更するです。
PCを酒席に持って行かないというルールを例で考えてみます。このルール、一見すると簡単に守れそうですが、実際はかなり面倒なルールなのです。
例えば、顧客先企業に訪問したときに、顧客担当者から一緒飲みに行かないかと誘われたとします。このときに、PCを持っているからと断れる人がどれだけいるでしょうか？断りにくいですよね。
PCを安全な場所に格納するために自社に戻ると、相手を待たせてしまうし、手間もかかるので、守りにくいのですよね。
また、ロッカーに預けるという手段もありますが、ロッカーに預けた後、後日回収するという手間もかかるので、これも面倒です。
そう考えると、守らなかった場合に、何が起こるかをリアリティを持って認識していたとしても、PCを紛失しなければ問題ないと考える人がいることは容易に想像できますね。
ではどうしたらよいでしょうか？
PC上にハードディスクを持たないシンクライアント端末に変えてしまうといった根本解決を行うのが一番よいです。例え、PCを紛失したとしても、個人情報流出になることはありあえません。
それができなければ、PCを社外に持ち出すことを禁止とする。顧客企業に自社専用のノートPCを保管いただくなど、守りやすいルールにする必要があるのです。
対策③絶対に守るべきルールとそうでないルールのメリハリをつける
3つめの対策は、絶対に守るべきルールとそうでないルールのメリハリをつけるです。
そこまで厳格なルールじゃない場合はどうしたらよいかと思う方もいらっしゃると思います。
例えば、会社での服装の規定など、ガイドラインは決められているが、そこまで厳格に検査している会社はあまりないと思います。
このルールは、大多数の人が守っていれば、社会的に大きな問題にならないからです。そのようなルールの場合、ガイドラインを配って周知すればよいのです。
このときに、なぜルールを守る必要があるかをくどくどと説明してしまうと、ルールにしばられていると感じてしまい、逆効果になってしまいます。
絶対に守らないといけないルールについてだけ、守らなかった場合に、何が起こるかを部下に認識させましょう。
対策④社内ルールの共有と見直しを定期的に行う
4つめの対策は、社内ルールの共有と見直しを定期的に行うです。
社内ルール共有の目的は、社内ルールを忘れないようにするためです。
一番効果があるのは、定期的に社内ルールを周知する場を作ってしまうことです。
例えば、PCを酒席に持っていかないというルールでしたら、年末年始の忘年会、新年会シーズン、春、秋の人事異動による歓送迎会前に周知するなどです。
社内ルールの見直しを行う目的は、意味がある社内ルールに改善するためです。その際、ルールを守る側の立場の現場メンバーの意見を取り入れた方がよいでしょう。
現場メンバーの意見を取り入れることで、ルールを守るモチベーションが上がるからです。
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社内ルールを守らない状態が続くときのリスク
社内ルールを守らない状態が続くと、以下のリスクがあります。
それぞれのリスクについて解説します。
ルールが軽視され行動の統制が難しくなる
1つめリスクは、ルールが軽視され行動の統制が難しくなるです。
「赤信号、みんなでわたれば、こわくない」というのと同じです。
1人がルールを守らないことによって、なんで自分はルールを守る必要があるんだろうという疑問をいだくようになります。
この事態を避けるためには、ルールを守らせることを徹底するしかありません。
ルールを守っていない人に、ばつを与えるということです。
具体的には、ルールを守っていない人の名前を、全員に公開するとか、あるいは、直接注意をするとかです。
もちろん、全てのルールに対してではなく、絶対守らせたいルールに対してという意味です。
重大な事故が発生する
2つめリスクは、重大な事故が発生するです。
本記事で例としてあげた、PCを酒席に持っていかないというルールが守れなかった場合、重大な事故に発展する可能性があります。
繰り返しにはなりますが、そういった重大な事故に発展するリスクがあることをリアリティをもって意識させることが必要です。
可能でしたら、ルールを守らかったときに、重大な事故が発生することを動画として作成し、定期的に視聴させるのが効果的な対策だと思います。
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守らない社内ルールを守らせるためのとっておきの対策4選の結論
守らない社内ルールを守らせるためのとっておきの対策4選は、下記4つの対策です。
一方的にルールを守らないのはなんでなんだ、と責めたところで、ルールが守り続けられることはありません。
社長が全社員に号令するとか、権力を使っても同じことです。
一時的に守らられるようになりますが、未来永劫続くことはありません。人間が複雑で、面倒なことを嫌うという、特性を持つ生き物だからです。
本文でも述べましたが、絶対に守らせたいルールであれば、絶対に守れる仕組みを作るしかありません。そしてそれは、誰にとってもわかりやすく、守りやすいルールなのです。
本記事を参考に、誰にとってもわかりやすく、守りやすいルールを作ってください！
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