上司との人間関係において、聞きづらい、質問しづらいで悩んでいませんか?

アイキャッチ画像 上司との人間関係

この記事では、

  • 仕事でわからないことがあるが、上司に聞きづらい、質問しづらい
  • 自分であれこれ考えてみるも答えがわからずに、時間だけが過ぎてしまう
  • 上司に声をかけていいものか躊躇してしまう。自分で考えて解決するしかないのか

といったことで悩まれている方向けの記事です。

 

特に新入社員とか、入社数年の若手社員の方は、このような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか?

 

私は、新入社員のころ、できるだけ質問せずに、自分で考えていました。一人で、何時間も考えていたこともあります。

今思うと、あまり良い方法ではないと考えます。わからないことがあるなら、すぐに聞くべきです。

 

なぜか?

 

わからないまま仕事を進めると、手戻りが発生する可能性が増えるからです。

ただ、聞きづらい、質問しづらいこともありますよね。解決策は、以下の3点です。

 

  1. 上司に聞く、質問する前に、わからないことが何かを言語化する
  2. 上司との人間関係を悪化させないよう、上司が答えやすいタイミングで質問する
  3. 体系的に学ぶことで質問自体を減らせないかを考えてみる

 

この3つ方法で、私は、仕事で上司に聞きづらい、質問しづらいを解消することができました。
全く、遠慮もなくなりましたね(笑)

それでは、仕事で上司に聞きづらい、質問しづらいを解消する方法の解説をしていきます。

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上司に聞く、質問する前に、わからないことが何かを言語化する

書き出すのイメージ画像

上司に聞く、質問する前に、わからないかをノートに書き出してみましょう。

 

聞きづらい、質問しづらいと思うときは、自分が何がわかっていないかが、わかっていないことが多いためです。当然ですが、その状況で質問しても、相手から適切な情報を得ることはできないです。

 

といっても、わからないことを言語化するのは難しいですよね。

 

どうしたらよいでしょうか?

 

タスクの段取りを書き出すのです。

 

仕事で聞きたい、質問したいことって、単純に言葉の意味がわからないというよりは、
タスクをどう進めればよいかではないですか?

 

つまり、タスクの段取りがわからないから困っていることが多いと思います

 

タスクの段取りがわかっていれば、ほぼ質問しなくてもできるからです。

ですから、まず自分がわかっている範囲で段取りを書き出してみましょう。

以下手順で行います。

  1. タスクを行う段取りをわかっている範囲で書き出してみる
  2. タスクの段取りを先輩社員に見せて、段取りについてアドバイスをもらう

顧客向けの見積書作成を行う場合で考えてみます。

①タスクを行う段取りをわかっている範囲で書き出してみる
例えば、以下のような段取りで考えていたとします。

 

No. 段取り
1 見積金額を算出する
2 見積金額算出の根拠について資料を作成する
3 見積金額算出の根拠を説明した上で、承認者に見積金額の承認を得る
4 見積書の押印手続きを行う

 

②タスクの段取りを先輩社員に見せて、段取りについてアドバイスをもらう
先輩社員に見せたら、以下のような段取りとするようにアドバイスを受けた

 

No. 段取り
1 見積金額を算出するためのフォーマットがあるので、それを使って見積金額を算出する
2 そのフォーマットの見積書作成ボタンを押して、見積書を作成する
3 そのフォーマットと見積書をメールで承認者に送付する
4 承認されたら、メールの返信がくるので、そのメールを押印手続き担当に転送する

 

極端な例かもしれませんが、自分が一度も実施したことのないタスクだった場合、段取りが、このように大きくずれてしまう可能性があります。

 

間違いなく確認した方がよいです。

 

ただ、何も考えていない状態で聞きに言っても、自分も上司も想像しづらい場合があります。ですから、上記のような、簡単なメモを作って確認した方がよいのです。

段取りを考えること自体は、数分でできると思います。

 

段取りを、上司に確認する/しないで、タスク完了までの期間が、数日変わる可能性すらあります。それだけ、段取りを先に確認しておくことは重要なんですよね。

 

また、上司からすると、部下から段取りを確認してくれた方が安心できるものなのです。部下がどのように仕事を進めようとしているかを把握できるからです。結果的に、上司との人間関係が良好になるんですよね。

 

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上司との人間関係を悪化させないよう、上司が答えやすいタイミングで質問する

タイミングのイメージ画像

上司との人間関係を悪化させないよう、上司が答えやすいタイミングで質問にいきましょう。

上司が回答しにくい状態だと、答えを引き出しにくいからです。また、上司との人間関係が悪化し、今後質問しづらくなることも想定されます。

具体的には、相手に時間的な余裕があるかを確認するのです。例えば、会議の時間を確認しておき、空き時間に余裕がある時間帯を確認することはできます。

 

前の会議が終わって、席に戻ってきた瞬間に、少しお時間よいでしょうか?というのが一番のお勧めです。

 

席に戻って、作業に集中してしまうと、途中で話しかけられるのを嫌がる方もいるからです。席に戻ってすぐ、かつ、次の会議までに時間的余裕がある場合に、話しかけられるのを断る人はほぼいないでしょう。

また、同じ会議に出席している場合などは、会議室から自席に戻る間に、歩きながら声をかけるというのも良いと思います。

相手も、移動しながらですから、話かけられるのを嫌がる方はあまりいないでしょう。

 

それでも、なかなか質問できるタイミングがない場合にどうするか?

いくつか方法があります。

  • 他の人に質問ができないか?
  • メールやチャットで質問できないか?

などです。

 

最近は、テレワークも浸透してきましたので、メールやチャットで質問することも、それほど抵抗がないかと思います。コミュニケーションの手段は、職場環境によって、異なると思いますので、環境に合わせた確認方法が無難です。

 

いずれにしても、わからないことを放置しておくと、自分だけでなく、周りの方にも迷惑をかけてしまう可能性がありますから、必ず確認するようにしましょう。

 

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体系的に学ぶことで質問自体を減らせないかを考えてみる

体系的のイメージ画像

わからないことがたくさんある場合は、体系的に学べないかを考えてみましょう。

 

質問は、基本的なことは理解できた上で、わからない部分を補完するのには向いていますが大部分がわからないときは、効率が悪いからです。

 

例えば、システムエンジニアの基本などは、本で学ぶことができます。
もしくは、資格取得などでも体系的に学ぶことができます。

本や資格取得での学習は効率的ではありますが、現場の仕事に直接的に役立つことが少ないのも事実です。現場での仕事は、本や資格で得られる知識をそのまま使うことは少ないからです。

とはいえ、自分の仕事の全体的な流れを理解していると、現場での仕事を理解しやすいですし、自分にどのような知識があればよいのかを気づきやすいの事実です。

自分の置かれている状況を元に、体系的に学習することも考えてみましょう。

 

例えば、新卒で入社したばかりとか、異動して初めての業務を行う場合などに有効だと思います。

 

こちらの記事も参考にしてみてください。上司からの期待にこたえられるか不安に感じたときの詳細解説

 

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上司との人間関係において、聞きづらい、質問しづらいで悩んでいませんか?のまとめ

人間関係のイメージ画像

上司との人間関係において、聞きづらい、質問しづらいで悩んでいませんか?のポイントは、以下の3点でしたね。

 

  1. 上司に聞く、質問する前に、わからないことが何かを言語化する
  2. 上司との人間関係を悪化させないよう、上司が答えやすいタイミングで質問する
  3. 体系的に学ぶことで質問自体を減らせないかを考えてみる

 

この方法を組み合わせることで、上司に仕事で聞きづらい、質問しづらいといったことは概ね解消されると思います。

 

もう一つ、考えるポイントがあるとすると、人間関係です。

質問しようと思っている方に苦手意識があった場合、質問しづらいと思います。

そのときにどうするか?

  1. 他の人に聞くのか?
  2. 勇気を出してその人に聞きに行くのか?
  3. 他の人に代理で聞いてもらうのか?

の3択になると思います。

 

他の人に聞くことで、代用できるのなら、それが一番よいと思います。

それができない場合は、やはり、本人に直接行くのがよいですね。
他の人に一緒に来てもらうのもありだとは思います。

 

ただ、なぜその人に苦手意識があるかは考えておきましょう。

 

質問をしたときに、逆に突っ込まれたり、怒られたりするのが不安だからではないですか?

 

それって、本記事で紹介した方法を実践できていたら、可能性は低くなると思うのです。質問したいことが明確になっていますし、相手も回答できる余裕がある状況だからです。

ですから、準備をしっかり整えた上で思い切って、苦手意識がある方にも質問をぶつけてもよいとは思います。その人への苦手意識も解消できるかもしれませんよ。

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