仕事を覚えられないとき、困りますよね。
仕事量が多かったり、複雑な手順だったりした場合、特に覚えにくいと思います。
本記事では、仕事を覚えられないときのとっておきの方法を紹介します。
インプットというのは、読んだり、聞いたりすることです。アウトプットとは、書いたり、話したりすることです。
仕事を覚えられないときって、インプットを増やす方が多いと思います。つまり、人に聞いたり、マニュアルを読んだりすることですね。
それで覚えられる方は良いのですが、覚えられない方は、アウトプットの量を増やしましょう。
人に教えてるときって、教える内容を自分でまとめたり、話をしたりしますよね。つまり、圧倒的にアウトプットの量が多いのです。
ですから、仕事を覚えられないと悩んでいる方には、アウトプットの量を増やすことをお勧めします。それでは、そのアウトプットの量を増やす、具体手な方法を紹介します。
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仕事を覚えられないときのとっておきの方法
他の人に教えるつもりで自分で業務マニュアルを作る
他の人に教えるつもりで自分で業務マニュアルを作ってみましょう。
業務マニュアルを作ることで、自分の業務の全体像を把握できるとともに、確実に理解が深まるからです。業務マニュアルがすでに存在している場合でも、自分で作ってみることをお勧めします。
業務マニュアルの作成方法
業務マニュアルの作成手順
業務マニュアルの作成方法ですが、以下手順で行ってください。
-
- 自分の業務遂行に必要な大まかなタスクを、箇条書きにする
- 1のタスクを細分化し、大分類、中分類、小分類の3階層にまとめる
業務マニュアル作成の具体例
顧客から受注を取るための営業マンのマニュアルで考えてみましょう。
あくまで例なので、簡潔に記載します。
1.自分の業務遂行に必要な大まかなタスクを、箇条書きにする
- 顧客先リストを作成する
- 顧客に訪問のアポを取る
- 顧客を訪問し、商品説明を行う
- 顧客から受注を取る
- 商品を納品する
2.1のタスクを細分化し、大分類、中分類、小分類の3階層にまとめる
| 大分類 | 中分類 | 小分類 |
| 顧客先リストを作成する | 顧客先候補を探す | インターネットで商品を購入してくれそうな企業を調査する |
| 既顧客から新たな顧客を紹介してもらう | ||
| 顧客先候補をリストに載せる | 企業名、住所、電話番号を載せる | |
| 顧客に訪問のアポを取る | 顧客に電話をかける | 訪問可否を確認する |
| 訪問日時を調整する | ||
| 説明内容の認識を合わせる | ||
| 顧客を訪問し、商品説明を行う | 商品の説明の資料を作成する | 資料の作成 |
| 上司から資料レビューを受ける | ||
| レビュー結果を資料に反映する | ||
| 商品の説明を顧客に行う | 資料に沿って説明 | |
| 顧客と質疑応答 | ||
| 顧客からの返答を待つ | ||
| 顧客から受注を獲得する | 契約手続きを行う | 契約書の作成 |
| 契約書の受理 | ||
| 購買手続きを行う | 見積書の作成 | |
| 発注書の受取 | ||
| 入金の確認 | ||
| 商品を納品する | 商品を発送する |
こんなイメージです。
業務マニュアルが作成できたら、上司に確認する
業務マニュアルが作成できたら、上司に確認しましょう。自分で作った業務マニュアルが正しいかをチェックするためです。
チェックしてもらうポイントは、
- タスクの抜けがないか
- タスクの順番が正しいか
の2点です。
自分が気づいていないタスクがあれば、指摘してもらい、業務マニュアルに追加しましょう。複数人で同じ業務を担当している場合は、他の人にも見てもらい、指摘してもらうとよいでしょう。
また、既に業務マニュアルが存在している場合は、突合せをしてみましょう。
業務マニュアルを元に、改善できないかを考える
業務マニュアルを改善する理由
業務マニュアルが完成したら、改善できるポイントがないかを考えてみましょう。
なぜでしょうか？
2つ理由があります。
- 業務改善を考えることで、業務内容を深く理解でき、仕事を覚えやすくなるから
- 業務改善を考えることで、仕事の効率化ができる可能性があるから
です。
業務マニュアルを作るだけでも、だいぶ仕事を覚えられるはずです。ですが、業務の改善ポイントを考えることで、さらに覚えられるようになります。
さらに、仕事を効率化できる可能性もあるのです。実施しない手はないですよね？
業務マニュアルを改善する方法
業務マニュアル改善手順
業務マニュアルを改善する方法は、以下手順で行ってください。
- もっと効率が良い手段がないかを考える
- まとめてできるタスクはないかを考える
- ひな型を作ることで、効率化できないかを考える
業務マニュアル改善の具体例
先程、例に挙げた、顧客から受注を取るための営業マンのマニュアルで考えてみましょう。
1.もっと効率が良い手段がないかを考える
以下のタスクは、効率が悪そうです。
- 顧客先候補を探す＞インターネットで商品を購入してくれそうな企業を調査する
例えば、企業向けの商品販売マッチングサイトを利用できるのであれば、効率が良いはずです。
2.まとめてできるタスクはないかを考える
以下のタスクは、順番に行うこともできますが、一緒にやってしまった方が効率が良さそうです。
- 顧客先リストを作成する
- 顧客に訪問のアポを取る
3.ひな型を作ることで、効率化できないかを考える
以下のタスクは、ひな型を作成することで、効率化できる可能性があります。商品ごとの説明資料のひな型を用意しておき、それを組み合わせればよいのです。
- 商品の説明の資料を作成する>資料の作成
- 商品の説明の資料を作成する>上司から資料のレビューを受ける
- 商品の説明の資料を作成する>レビュー結果を資料に反映する
業務マニュアルに改善の余地があったら、上司に確認する
業務マニュアルに改善の余地がありそうでしたら、上司に確認してみましょう。
改善ができそうでしたら、上司の許可をもらった上で、業務マニュアルを修正しましょう。また、他に同じ業務を担当している方がいる場合は、上司からその変更内容を説明してもらうようにしましょう。
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仕事を覚えられなくて自信を無くしている方へ
仕事の目的や背景を理解しましょう
仕事の目的や背景を理解することは、仕事を覚えることに直結します。
仕事の目的や背景は、いわばゴールだからです。ゴールがわかっていなければ、どこに進めばよいかがわからないのと同じですよね。
ですから、仕事の目的や背景を理解することは、必須なのです。あなたが、自分の仕事の目的や背景を理解できていなければ、上司や周りの方に、必ず確認するようにしましょう。
また、先程あげた業務マニュアルの改善は、仕事の目的や背景を理解できていないと、できないはずです。ゴールが明確でなければ、それを達成するための最短ルートを探すこともできないからです。
仕事は覚えられるようになります！
本記事でお勧めしてきた、以下3点を実施した上で、
- 業務マニュアルを作成する
- 業務マニュアルを元に、改善できないかを考える
- 仕事の目的・背景を理解する
仕事を推進すれば、必ず覚えられるようになります。
仕事を覚えられないときというのは、細かいタスクに気づけていないということなのです。ですから、業務マニュアルを作ることで、そのタスクが可視化できれば、できないはずはないのです。
さらに、仕事の目的・背景を理解し、業務改善をし続けながら、業務マニュアルをアップデートしていけば、上司や、周囲の人にも喜ばれること間違いなしです。
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