部下とのコミュニケーションうまく取れていますか？
私の周りにも部下とうまくコミュニケーションが取れなくて悩んでいる方が結構います。
部下とコミュニケーションが取れないと、業務上も支障が出てしまいますよね。是非とも解決したい問題だと思います。
大抵の問題は、上司の対応次第で解決できます。
ですので、本記事では、上司から部下へのアプローチを変えることを基本に置いて、以下内容について、解説しています。
- 部下とコミュニケーションが取れないときの4つの状況別対策方法
- 部下のコミュニケーション能力を伸ばす5つの方法
- 部下とコミュニケーションが取れないと困ること
- 目指すべき上司と部下の関係性
今回紹介する方法は、私の経験で実践してよかったこと、同僚から聞いて部下に対して効果があった方法を紹介します。簡単なことなので、すぐに実行できますし、即効性もあると思います。
部下とのコミュニケーションに自信がない方は、本記事を読んで、部下とのコミュニケーションを変えてみてください。
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部下とコミュニケーションが取れないときの状況別対策方法4選
部下とコミュニケーションが取れないときの状況別対策方法4選を紹介します。自分にあてはまると思う箇所の対策方法を確認ください。
部下が性格的におとなしい、あまり発言しない
部下が性格的におとなしい、あまり発言しないタイプの場合です。
この場合は、2つの方法を組み合わせ実施してみてください。
- 部下に報連相をするように求める
- 部下が関心を持っていることについて話をする
部下に報連相をするように求める
部下に報連相をするように求めるようにしてください。適切なタイミングで部下から報連相がないと、部下の仕事の軌道修正を行うチャンスも逸してしまいまうからです。
想定外の事態が起きているにも関わらず、上司が知らず、窮地に陥ってしまうリスクもあります。
そのことを、きちんと部下に説明した上で、部下に報連相をするように求めましょう。
それでも改善されない場合は、部下が報連相するタイミングを定期的に作ってしまいましょう。
朝、夕などに部下から報連相する機会を設けてしまうのです。そうすることで、部下から上司であるあなたに能動的に報連相する習慣ができるようになります。
社会人としての基本ですから、部下が若いうちに身につけさせるようにしましょう。
朝、夕に定期的に話す機会を設けるうちに、部下から上司に能動的に報連相ができるようになってくるでしょう。それができたら、報連相するタイミングを部下に任せてよいと思います。
部下が関心を持っていることについて話をする
部下が関心を持っていることについて話をしてみましょう。
そのためには、普段から部下がどんなことに関心を持っているかを気にしておく必要があります。あるいは、他の部下から話かけにくいと思っている部下のことをリサーチしておくのもよいでしょう。
部下が反抗的な態度を取る
部下が反抗的な態度を取る場合、何かしら原因があるはずです。
会社組織においては、上司から部下への指示系統があります。つまり、部下が上司の指示に不満を持っていたとしても、従わないといけないはずなのです。
部下から上司に意見を伝えることもできますが、その意見を採用するかどうかは、上司が判断することです。
部下が反抗的な態度を取ることは許されないことであり、部下もそのことはわかっているはずです。
それにも関わらず、反抗的な態度を取るということは、理由が必ずあります。すぐに、理由を部下に確認しましょう。
部下のコミュニケーション能力が低い
部下のコミュニケーション能力が低い場合は、上司からの丁寧な指導が必要になります。コミュニケーション能力は、仕事の根幹ともいえる能力だからです。
以下の章に詳細に解説していますので、参照ください。
部下のコミュニケーション能力を伸ばす5つの方法
上司の時間がない
部下との1on1を定期的に行いましょう。時間がないからと言って、部下とのコミュニケーションを取らないと、仕事への支障が出てしまうからです。
予め、予定に入れておけば、時間がないからといって、部下とのコミュニケーションが取れなくなることはなくなります。
1on1を実施する一番の目的は、部下との心理的な距離を縮めることです。つまり、部下が安心して、上司と話ができるようになれる関係を作ることです。
その関係ができていないと、部下の意見を引き出すことができず、一方的に、上司の意見を押し付けてしまうような関係になってしまいます。
そうなると、部下のモチベーションは下がってしまい、本来のパフォーマンスを発揮できなくなってしまいます。
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部下のコミュニケーション能力を伸ばす5つの方法
部下のコミュニケーション能力を伸ばす5つの方法は以下の通りです。
- 安心感を与える
- 良いところを積極的に褒める
- 部下が理解できるまでつきあう
- 部下が言いたいことを遮らない
- 報告の型を教える
部下の心を開くことから初めていきましょう。
安心感を与える
安心感を与えるような接し方をしてください。自分はこの組織に所属していいんだと思えることが重要です。
安心感がない状態だと、精神的に不安になってしまい、自分が思っていることも言えない状況になってしまうからです。
部下が上司に話しかけにくくなるのは、上司に話をしたら否定されるかもしれないという恐怖を持つからです。
とはいえ、上司は部下に指導をしなくてはいけませんから、どうしても、部下に対してネガティブな言葉をかけてしまいがちです。
ですから、言い方をポジティブな表現に変えて、伝えればよいのです。
例えば、部下に資料作成を依頼していたとして、目次構成がめちゃくちゃで、最初からやり直ししないといけなかったとします。
良くない伝え方は、
全然ダメ、目次構成がめちゃくちゃ。最初からやり直しするしかない。もう締め切りまで時間がないのに、どうするつもりなんだ？
良い伝え方は、
目次構成を見直せばだいぶよくなるな。最初からアドバイスしていればよかったね。ゴメンゴメン。目次構成を一緒に考えて、急いで仕上げよう
どうですか？部下の受け取り方は全然変わってくると思いませんか？
良いところを積極的に褒める
良いところを積極的に褒めるようにしてください。どんな些細なことであっても、上司から褒められると部下は嬉しいものです。
褒めると言うと、他人の感情をコントロールしているような気がして、嫌な方もいらっしゃると思う方もいらっしゃるかもしれません。
部下と自分を比較したら、リスペクトする箇所なんてない、と思う方もいるかもしれません。ですが、今の自分と部下を比較したら、上司の方が仕事をできるのはあたりまえですよね。
そうではなく、比較対象は、あくまで部下の変化に対してです。元々できなことができるようになった、とか。
そのためには、部下の行動を細かく観察する必要があります。些細な変化も見逃さないぐらいの気持ちでないと、意外と褒めるポイントは見つけられないものです。
部下が理解できるまでつきあう
部下が理解できるまでつきあうようにしてください。
例えば、上司から部下に仕事の依頼をするときに、部下の表情を観察するのです。そして、部下が少しでもわかってなさそうな態度を見せていたら、どこがわからないのかを聞き出すのです。
このとき、部下自身も自分が何がわからないのかがわからない場合もあります。ですから、言葉を変えて説明したり、わからないことって、〇〇の部分などと確認しながらコミュニケーションを取ってください。
部下が理解できるまでつきあう姿勢を持つことで、部下は上司が言っている目的/背景、内容について正確に理解できるようになります。
部下が言いたいことを遮らない
部下が言いたいことを遮らないようにしてください。
部下に対してだけではないですが、話をしている最中に言葉を遮られると、話をする気力がなえてしまうからです。部下が言いたいことを遮ぎるのではなく、何を言いたいのかを集中して聞くようにしてください。
そして、部下の言葉がわかりくい場合は、質問をしながら、何を言いたいか確認するようにしてください。
丁寧にコミュニケーションを続けていると、部下も自分の発言に自信を持てるようになって、コミュニケーションがスムーズになっていきます。
報告の型を教える
これまで紹介した対策で、部下とのコミュニケーションはだいぶスムーズにできるようになると思います。最後に、報告の型を部下に教えましょう。
ここでいうと報告とは、部下から能動的に行う報告のことです。
報告の型は、結論→根拠→具体例だけ覚えればOKです。
メール、対面の報告、資料での報告いずれの場合も使える万能の型です。報告するときは、このフォーマットで伝えて欲しいと伝えればよいだけです。
部下とコミュニケーションが取れないと困ること
部下とコミュニケーションが取れないと困ることって何でしょう？
以下3つが困ることです。
- 指示がうまく伝わらない結果、アウトプットがずれてしまう
- 問題が発生したときに、部下から報連相がない、または遅れてしまう
- 部下のモチベーションが下がってしまい、パフォーマンスが下がってしまう
指示がうまく伝わらない結果、アウトプットがずれてしまう
上司からの指示内容が部下に正確に伝わらないと、部下が作成するアウトプットの内容が上司が想定していた内容とずれてしまいます。
要求事項を正しく理解できていないのですから、あたりまえです。
修正ポイントが少なければ、軌道修正できますが、修正ポイントが多く、時間がない場合は大変です。上司であるあなたが、直接手直しするはめになる可能性もあります。
このようなことを無くすために、部下との普段からのコミュニケーションが大切です。
また、部下へ仕事を依頼する場合の内容について、上司は細心の注意を払う必要があります。
問題が発生したときに、部下から報連相がない、または遅れてしまう
問題が発生したときに、部下から報連相がない、または遅れてしまうことがあります。このとき、部下のせいにして、一方的に叱ったりするのは逆効果です。
部下の心理状態を冷静に考えてみましょう。
問題が発生したとき、問題を解決するためにどうすればよいかで頭の中がいっぱいになってしまうと思います。問題発生時は情報が錯綜していることも多いですから、まずは、情報の整理をしようと思うはずです。
そんな中で、何で早く問題を報告しないんだと怒られてしまうと、部下のモチベーションはだだ下がりです。
つまり、上司としての問題解決能力があれば、結果的に部下からの報告も上がってくるようになるはずです。
部下のモチベーションが下がってしまい、パフォーマンスが下がってしまう
部下とコミュニケーションが取れないと、結果的に部下のパフォーマンスが下がってしまいます。
それは、先述した以下2点が理由です。
- 指示がうまく伝わらない結果、アウトプットがずれてしまうため
- 問題が発生したときに、部下から報連相がない、または遅れてしまうため
そう考えると、部下とのコミュニケーションって本当に大切ですね。
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目指すべき上司と部下の関係性
部下から見て、上司と話をしやすいと思える関係になることが、大切です。
その関係さえできていれば、上司と部下の大抵の問題をクリアできてしまうからです。
なぜでしょうか？
部下と上司で話しやすい関係であれば、部下と上司間の認識ずれが小さくなるからです。部下が考えていること、上司が考えていることがお互いにクリアになっている状態です。
もちろん、部下や能力やスキルが低ければ、認識ずれは起こりえるのですが、頻繁にコミュニケーションを取れる関係であれば、能力やスキルが低くても、軌道修正ができるのです。
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