会議の目的を達成するための効果的な議事録の取り方を解説【テンプレートあり】

会議の議事録作成って、比較的若い年次の社員に任されることが多いと思います。

 

いくつか理由があると思いますが、以下2点が主な理由と思います。

• 会議に参加するだけでなく、当事者意識を持たせるため
• ビジネス文書作成の基礎力を鍛えるため

つまり、議事録作成は、ビジネスマンにとって、最初に乗り越えるべき登竜門といってもよいでしょう。一方で、会議の議事録のでき具合によって、会議自体が無意味になってしまうほど、重要な役割を担っています。

スマートな議事録をスピーディーに作成することで、ライバルと差をつけることも可能です。

本記事では、会議の議事録に関して、以下のようなことを知りたい方向けに、解説しています。

 

私が仕事の中で試行錯誤しながら、考案した方法です。また、部下を指導するときにもこの方法を勧めてします。議事録の取り方で、ライバルと一歩差をつけたいと思っている方に、おすすめの記事です。

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会議で議事録を取る目的とは

会議で議事録を取る目的は、「会議で決まったことが何か」、「次のタスクは何か」を関係者に共有することです。

タスクは誰が、いつまでに実施するのかまで、議事録にまとめられている必要があります。

また、会議に参加していない人にも共有する可能性もありますので、決定事項には、なぜその結論になったの根拠かも明示する必要があります。

突き詰めて考えると、議事録とは、会議の目的に対して、会議中の議論によって、どこまで目的に達することができたのかを、表現するツールともいえます。

 

会議進行がうまくできたとしても、議事録ができていないと、関係者に周知ができずに会議の効果が半減してしまう可能性があります。それだけ、会議の議事録は重要ということです。

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会議の目的を達成するための効果的な議事録の取り方

会議の目的を達成するための効果的な議事録の取り方では、以下2点を紹介します。

• 会議の議事録の取り方のコツ
• 会議の議事録の取り方

会議の議事録の取り方のコツ

会議の議事録の取り方のコツ①

一つ目の会議の議事録の取り方のコツは、会議のファシリテーターと議事録を取る方を別の人にすることです。同じ人が両方実施すると、どちらも中途半端になってしまうからです。

会議において、ファシリテーターと議事録を取るのは両方とも重要な役割です。どちらかに集中できるようにしましょう。

会議の議事録の取り方のコツ②

会議の議事録の取り方のコツは、会議のアジェンダを元に作ることです。会議のアジェンダは、会議のテーマをどの順番で進行するかを明示したものです。

議事録をアジェンダと同じ構成にすると、関係者に伝わりやすくなるからです。

会議の議事録の取り方

会議の議事録の取り方の手順

会議の議事録の取り方の手順は以下の通りです。

• 会議のアジェンダを作成する
• アジェンダに沿って、会議中の決定事項、タスクをメモする
• 議事録の章構成を整える

会議の議事録のサンプル

会議の議事録の取り方の手順だけだとイメージがわきにくいと思いますので、具体的なサンプルで解説します。

手順①会議のアジェンダを作成する

例えば、チーム内の残業時間を減らすためのブレストを実施する場合で考えてみましょう。
アジェンダは、以下のように設定します。

1. チーム内のタスクを減らせないか
2. チーム内の役割分担を見直すことで、残業時間の多い人のタスクを減らせないか

手順②アジェンダに沿って、会議中の決定事項、タスクをメモする

以下のように、アジェンダに沿って、決定事項とタスクをメモしていきましょう。

1.チーム内のタスクを減らせないか
【決定事項】
・〇〇タスクは無くせる。〇〇タスクのアウトプットは誰も使っていないから
・△△タスクは無くせる。△△タスクのアウトプットは誰も使っていないから

【タスク・検討事項】
・××タスクは無くせるかもしれないが、Cさんに確認が必要(Aさんが、〇/〇までに確認)
・◎◎タスクの一部手順を統廃合できるかもしれないので、検討する(Bさんが、〇/〇までに検討)

2.チーム内の役割分担を見直すことで、残業時間の多い人のタスクを減らせないか
【決定事項】
・Dさんの一部タスクをEさんに引き継ぐ。Dさんがチーム内で一番残業時間が多いので

手順③議事録の章構成を整える

最後に、議事録の章構成を整えて完成させます。

【会議の目的】
チーム内の残業時間を減らすためのアイデアを出す

【議事】
1.チーム内のタスクを減らせないか
①不要なタスクを減らす方法
【決定事項】
・〇〇タスクは無くせる。〇〇タスクのアウトプットは誰も使っていないから
・△△タスクは無くせる。△△タスクのアウトプットは誰も使っていないから

【タスク・検討事項】
・××タスクは無くせるかもしれないが、Cさんに確認が必要(Aさんが、〇/〇までに確認)

②タスクを効率化する方法
【タスク・検討事項】
・××タスクは無くせるかもしれないが、Cさんに確認が必要(Aさんが、〇/〇までに確認)
・◎◎タスクの一部手順を統廃合できるかもしれないので、検討する(Bさんが、〇/〇までに検討)

2.チーム内のタスクを負荷分散する方法がないか
【決定事項】
・Dさんの一部タスクをEさんに引き継ぐ。Dさんがチーム内で一番残業時間が多いので

このように、アジェンダで考えていたテーマを細分化した方がわかりやすい場合があります。
その場合は、章構成を見直しましょう。

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会議の目的を達成するための効果的な議事録の使い方

会議の目的を達成するための効果的な議事録の使い方とは

会議中に議事録を完成させ、会議の最後に関係者と認識を合わせる時間を設けることです。
2つの理由があります。

理由①会議中に議事録を確認した方が、認識齟齬があったときに訂正しやすいから

会議が終わってから数日後に議事録が共有されても、会議の内容はだいぶ忘れてしまっているでしょう。そうなると、何が決まったのかもよくわからない状態になってしまいます。人によって認識もずれてしまいます。

会議の場で議事録を確認すると、その場で、認識が違っていたら合わせることができます。一方で、議事録を後日展開となった場合、訂正する人はほぼいません。

理由②会議中に決めなくてはいけない項目が漏れないかを確認できるから

もう一つの理由が、会議中に決めなくてはいけない項目が漏れないかを確認できるからです。

確認のポイントは、タスク・検討事項について、誰が、いつまでに実施するかが決まってるかどうかです。せっかくタスクを洗い出しても、誰が、いつまでに実施するか決まっていなければ、放置されておしまいです。そうなると、会議を実施した意味がなくなってしまいますよね。

会議のクロージングとして、担当と期限を決めて終われるようにしましょう。

会議中に議事録を完成させる方法

会議中の発言は、様々な話題に話が発散してしまうからです。

実はそうならないようにする方法があります。それは、会議のアジェンダを詳細に作りこんでおくのです。

 

 

アジェンダを詳細化しておくことで、会議が発散すること自体が少なくなり、会議の進行もスムーズになります。また、議事録で改めて章構成を編集する必要もないので、決定事項とタスク・検討事項を追記すればよいだけとなります。

ですから、ファシリテーターと事前にアジェンダの内容は認識を合わせておいた方がよいです。

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会議の議事録のテンプレート

議事録で伝えるべき内容

議事録を作成する目的は、会議で決まったことが何か、次のタスクは何かを関係者に共有することでしたね。この目的を達成するために、シンプルに作成しましょう。

担当者の会話をそのまま記載したような議事録を見かけることがありますが、何を伝えたいのかがさっぱりわかりません。そのような議事録は作成しても意味がないので、やめましょう。

会議の議事録のテンプレート

会議の議事録のテンプレートを紹介します。

会議名：商品企画定例
日時：2020年2月20日　15:00-16:00
参加者：A部長、B部長、C課長、D課長(ファシリテーター担当)、E係長(議事担当)

【会議の目的】
商品売上アップのため、今後の商品企画における選定基準を見直す

【アジェンダ】
1.今後の商品企画選定基準見直しの目的の共有
【決定事項】
・今後の商品企画選定基準見直しの目的は、従来よりもユーザに受け入れられる商品を選ぶため
・今まで開発してきた商品の売り上げが前年比80%にとどまっているため

2.今後の商品企画選定基準について認識合わせ
①採点項目
【決定事項】
・採点項目にユーザ評価を追加する

②採点方法
【決定事項】
・採点方法はユーザがその商品を買いたいかどうかをヒアリングする
【タスク・検討事項】
・どのようなユーザに何人ぐらいヒアリングするかを検討する(C課長、次回定例会議まで)

3.商品企画選定基準の今後の適用方針
①適用時期
【決定事項】
・適用時期は、2021年4月～とする
②適用方法
【タスク・検討事項】
・どのような商品に対して、選定基準を追加するかを検討する(B部長、次回定例会議まで)

【次回打ち合わせ予定】
2020年2月27日　15:00-16:00

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会議の議事録を取るときに役に立つ本の紹介

最後に会議の議事録をとるときに役に立つ本を紹介します。

忙しい人向けに魅力的に伝える方法を知りたいときに読みたい本

本書では、箇条書きを推薦しています。普通の箇条書きとの差は、(構造化)×(物語化)×(メッセージ化)の3要素を網羅している点です。構造化とは、レベル感を揃えること、物語化とは、読み手にフックを作ること、メッセージ化とは、自身のスタンスを明確にすることです。

議事録で他の人と差をつけたい、一歩抜きんじたいと思っている方におすすめの本です。

議事録、報告書の具体例を知りたいときに読みたい本

ビジネス環境の変化に合わせた、シンプルにパッと伝わる報告書・レポートの書き方の具体例が満載です。自分の職場環境にあった議事録の書き方を模索した方におすすめの本です。

文章を書くことが苦手で仕事がうまく進まないと思っている方におすすめの本

章を書くことに苦手意識を持っている方は、言葉や文を扱う基礎が身についていない可能性があります。そんな方のために、文章を書くうえで身につけておきたい「基礎的な方法や手順」を、次の7つのステップに分けて収録されています。

ライタースクールやカルチャーセンター、大学の公開講座などで講師を務める著者によって、わかりやすく解説されています。