会議で発言ができない方がすぐに会議で発言できるようになる対策4選【驚くほどシンプルで簡単です】

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会議で発言できなくて、困っている方、結構いらっしゃると思います。

 

特に、社会人経験の浅い方や、新しい職場に赴任した間もない方などは、会議で発言してと言われても、どうしたらよいかわからない方もいますよね。

 

本記事では、以下のような悩みを抱えている方向けの記事となっています。

 

  • 会議で発言しないといけないのか?発言しないとどうなるかが不安
  • 会議で発言するのが怖い、不安
  • なぜ会議で発言ができないのか理由がわからない
  • 会議で発言するためにどうしたらよいかがわからない
  • 会議で適確な発言をするためにどうしたらよいかがわからない

 

私も社会人経験が浅い時期は、このような不安を抱えていましたが、経験を重ねていくうちに、会議で発言するコツがわかってきました。

本記事では、経験に基づくコツを紹介し、上記悩みへの対策案を解説したいと思います。

この記事を読み、対策を実践することで、会議で発言できるようになると思います。また、どうしたら会議で適確な発言ができるかもわかるようになります。

 

それでは、解説していきます!

 

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会議で発言しないといけない理由

会議で発言しないといけない理由

まず、会議で発言しないといけない理由を考えてみましょう。

会議で発言しないといけない理由は、以下の2点です。

  • 会議で発言ができないと会議に貢献できないから
  • 会議で発言ができないと成果・評価につながらない

それぞれ解説します。

会議で発言ができないと会議に貢献できないから

1つ目の理由は、会議で発言ができないと会議に貢献できないからです。

そもそも会議は、開催する目的があるはずです。そして、その目的を達成するために、会議で意見を出し合うのです。

 

会議の場で何も発言しないということは、会議に何も貢献していないということになりますよね。

 

ここで言う会議とは、参加者で意見を出し合って意思決定する会議のことです。

例えば、一方的な周知が目的の会議などでは、当てはまらないこともあるとはご留意ください。

会議で発言ができないと成果・評価につながらないから

2つ目の理由は、会議で発言ができないと成果・評価につながらないからです。

会議に貢献できていないのですから、成果・評価につながらないのはわかると思います。

自分が上司の立場だったら、部下をどのように評価しているかを想像してみてください。

 

会議の場は、部下が前向きな姿勢で仕事に取り組んでいるか、部下の能力、スキルをはかる場になりやすいと思いませんか?

 

つまり、会議は上司へのアピールの場になりやすいということなのです。

 

成果をアピールするというより、会議の目的を達成するために貢献するという方がよいですね。成果のアピールばかり考えると、発言の内容がスタンドプレーになってしまうリスクがあるからです。

 

会議の目的達成のために貢献する。その結果、上司に評価してもらえたらラッキーぐらいに思っておくのが無難でしょう。

会議で発言するのが怖い、不安な理由

会議で発言するのが怖い、不安な理由

会議で発言するのって怖かったり、不安な気持ちになりますよね。特に、仕事経験が浅かったり、新しい職場に移ったばかりの場合は、怖い、不安な気持ちが大きくなると思います。

会議で発言するのが怖い、不安な理由は、以下の理由があります。

 

  • 会議の内容がわからないから
  • 何を発言してよいかがわからないから
  • 言いたいことはあるが、整理して話をする自信がないから
  • 発言しようとすると、緊張してしまうから
  • 的外れな発言をしたら怒られる、無視されるから

 

一つずつ、解説していきます。

理由①会議の内容がわからないから

1つめの理由は、会議の内容がわからないからです。自分がわかっていない中で、発言するのは難しいですよね。

 

一つ覚えておいて欲しいことがあります。自分がわかっていない場合、他の人もわかっていない可能性があるということです。

 

私も、会議中の発言の内容が理解できないことは、頻繁にあります。

大事なポイントの場合、発言した人に、今の発言は、〇〇という意味ですか?とか、もう一度教えてもらえますか?といった質問をします。

発言した人が回答してくれると、他の人が、そういう意味だったんですね、というような反応することが多いことに気づいたんです。他の人もわかっていなかったということですね。

 

自分の理解力が低いからわからないというだけでなく、相手の説明が不十分のため、理解ができない可能性もあるということです。

 

特にリモート会議のように、他人の反応が見えないような場合、自分だけが理解できていないと思い込んでしまうこともあるので気をつけてください。

 

理由②何を発言してよいかがわからないから

2つめの理由は、何を発言してよいかがわからないからです。

 

仕事経験が浅い方は、自分が会議で何を発言すればいいんだろう?と考えてしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

その場合、会議の目的がわかっていない可能性があります。会議の目的がわかっていれば、そのためにどうすればよいか、ある程度想像できるからです。

目的がはっきりしない会議も多いと思いますが、その場合でも自分なりに会議の目的を考えられるかがポイントです。

理由③言いたいことはあるが、整理して話をする自信がないから

3つめの理由は、言いたいことはあるが、整理して話をする自信がないからです。つまり、相手に伝える自信がないということですね。

相手に話を伝えるには、主張と根拠が必要で、かつ、根拠に納得感が必要です。

言いたいことはあるが、整理して話をする自信がないと思うときは、主張はあるんだけど、根拠に自信がない。あるいは、主張が複数あって、何から伝えればよいかがわからないなどですかね。

 

私の経験上、会話での根拠はかなり適当でも相手が納得することが多いようです。どんな根拠であっても、根拠がある自体で納得感が上がるんです。

 

文章では、納得感ある理由でないとまずいんですが、会話だと相手に流されやすいんですね。

根拠に納得感を得られそうにないからと、主張を控えてしまうのはもったいないんです。ある程度納得できるレベルの根拠があれば、発言してしまった方がよいでしょう。

 

また、発言内容は間違っていてもいいんです。そもそも正解とか不正解はないんです。自分が発言したことをきかっけに、他の人が意見をいうことによって、議論が深まることも多いですよ。

理由④発言しようとすると、緊張してしまうから

4つめの理由は、発言しようとすると、緊張してしまうからです。

 

発言しようという意思はあっても、緊張してしまうと、黙っていた方がいいかなと思ってしまいますよね。

なぜ緊張するかというと、自分が発言した内容を他の人が受け入れてくれるか自信がないからですよね。

発言しようとすると、緊張してしまう方は、こじんまりとした会議から練習していくことをおすすめします。

詳しくは、すぐにできる会議で発言できる対策4選を参照ください。

理由⑤的外れな発言をしたら怒られる、無視されるから

5つめの理由は、的外れな発言をしたら怒られる、無視されると思うからです。その場にふさわしい意見を言えない場合、黙っていろなど言われてしまうと思ってしまうんですよね。

本当はそんなこと言ってはいけないと思うのですが、実際には言われることもあると思います。

私も言われた経験ありますが、黙っていろと言われたら、その会議ではそれ以上発言できなくなってしまいますね。また、別の会議でも発言を躊躇してしまうと思います。

会議で不用意な発言はしないように黙っていなさい、と言われた場合。その発言をした方がいる会議では、無理して発言しない方がよいです。無駄に怒られてしまうだけですから。

他の会議で練習しながら、慣れていきましょう。自信をつける方法を、以下で解説していますので、参考にしてください。すぐにできる会議で発言できる対策4選

 

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すぐにできる会議で発言できる対策4選

すぐにできる会議で発言できる対策4選

会議で発言するのが怖い、不安な理由がわかったところで、対策を紹介します。

5つの理由がありましたが、対策としては、大きく2つになります。

  • 会議で発言できる自信をつける
  • 会議の内容を把握し、臨機応変に対応できるようにする

それぞれ解説します。

会議で発言できる自信をつける

会議で発言できる自信をつけるための対策は、以下2つです。

  • 対策①会議のファシリテーターをやってみる
  • 対策②会議の議事録作成を積極的に引き受ける

対策①会議のファシリテーターをやってみる

1つめの対策は、会議のファシリテーターをやってみる、です。

といっても、いきなり大人数の会議のファシリテーターではなく、少人数の会議で、かつ、自分が比較的話しやすいメンバー構成で試すのがよいです。

例えば、あなたが新入社員だとしたら、新入社員同士で何かを決める会議でファシリテーターをやってみるのです。

会議のファシリテーターは、会議の参加メンバーから意見を引き出す役割を担うことになります。さらに、その意見に対して、自分で意見を述べたり、他の人の意見を引き出したりします。

 

このように、ファシリテーターを担当すると、嫌でも黙っているわけにはいかないので、会議で発言する自信につながること間違いなしです。

 

会議そのものに慣れるという意味でも、年次が若いうちからファシリテーターを経験するとよいと思います。

対策②会議の議事録作成を積極的に引き受ける

2つめの対策は、会議の議事録作成を積極的に引き受けるです。

会議の議事録を作成するには、会議での決定事項や、後日検討しないといけないことを理解していないといけません。単に会議に参加しているよりも、会議の内容により集中できるようになります。

また、不明点があってもそのままにはできないので、会議の場で確認するか、会議終了後に、確認せざるを得ません。

 

議事録を作成することによって、会議の内容がより理解できるようになるんですね。そうなると、会議で発言できる自信につながりますよね。

 

会議の議事録の取り方については、以下記事を参考にしてください。
会議の目的を達成するための効果的な議事録の取り方を解説【テンプレートあり】

 

会議の内容を把握し、臨機応変に対応できるようにする

会議の内容を把握し、臨機応変に対応できるようにする対策は、以下2つです。

  • 対策③会議前にアジェンダ、事前資料などを読み込む
  • 対策④アジェンダに沿って、どんな意見が出そうかをシミュレーションしてみる

対策③会議前にアジェンダ、事前資料などを読み込む

3つめの対策は、会議前にアジェンダ、事前資料などを読み込むことです。

アジェンダ、事前資料を読み込むことで、会議の内容についての理解力が格段に高まります。また、自分が理解できない疑問点も明確となり、事前に質問を用意することもできます。

会議中の発言によって、その疑問が解消されればよいですが、疑問が解消されない場合は、事前に用意した質問をしてみましょう。

事前に準備をしておくことで、じっくり考えることができるので、精度の高い質問ができるようになるでしょう。また、事前に準備ができていることで精神的なゆとりもできるため、落ち着いて発言ができるでしょう。

対策④アジェンダに沿って、どんな意見が出そうかをシミュレーションしてみる

4つめの対策は、アジェンダに沿って、どんな意見が出そうかをシミュレーションしてみるです。

先程述べたように、自分が疑問に思う箇所をピックアップするだけではなく、会議のアジェンダに沿って、誰がどんな発言をしそうか想像するのです。

会議のアジェンダと出席者がわかれば、誰がいつ、どんな発言をしそうかがなんとくなく読めてくるようになります。

それができると、自分がどのように発言するかも想定しておくことができます。

この対策を実施するには、出席者の立場、置かれている状況、性格などを総合的に把握していないとできないので、難易度は高めです。

 

ここまでできると、会議で主導権を握れるようになります。是非、このレベルまで目指していただきたいです。

 

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会議で適確な発言をするためのコツ

会議で適確な発言をするためのコツ

会議で発言できる対策について述べてきましたが、本当に大切なのは、状況に応じた適確な発言をすることですよね。

それができて初めて、会議に貢献できますからね。

どうしたら、会議で適確な発言ができるのか、コツを紹介します。

会議の目的を達成することにフォーカスする

1つめのコツは、会議の目的を達成することにフォーカスすることです。

会議の目的を意識し、アジェンダに沿って議論することで、適確な発言ができるようになります。

 

また、目的意識が明確であれば、何に対して発言すればよいかわからない、みたいなことはなくなるはずです。

 

会議の発言は、目的やアジェンダに沿っていない場合もあると思う方もいらっしゃると思います。

ある程度、目的やアジェンダに沿っていない発言があってもかまわないと思います。ただ、脱線が多くなると、時間切れで、会議の目的を達成できなくなってしまいます。

 

会議の目的やアジェンダからずれているなと思ったら、軌道修正することでも、会議の貢献の一つです。

 

ファシリテーターの役割ではあるのですが、ファシリテーターを助けることも会議の貢献です。

会議の発言に正解はないことを知る

2つめのコツは、会議の発言に正解はないことを知ることです。学校の試験のように正解が一つに決まっているわけではないのです。

 

そう思うと、会議の発言に躊躇しなくてもいいのではと思えてきませんか?

 

多少まとはずれな意見でも、思っていることは発言した方がよいと思います。上述したように会議の目的をしっかりと把握していれば、まとはずれな発言にはそもそもならないですしね。

自分の発言がきっかけで、議論が良い方向に進む可能性もあります。

会議出席者の共通した利益を探す

3つめのコツは、会議出席者の共通した利益を探すです。

先程、会議の発言に正解がないと述べました。だとすると、何が基準かわからない、と思う方もいると思います。

 

基準は、会議の出席者が納得するかどうかです。また、全員が一律納得できなくても、まあそれだったらよいかという落としどころが見つけられるかです。

 

そのためには、会議出席者の共通した利益を探すことが必要になってきます。

例えば、営業部門と開発部門のように利害関係が異なる部門どうしの会議などでは、対立が良く発生します。

一般的に多くあるのが、営業部門は、顧客満足度を上げたいので、受注~納期までのリードタイムを短くしたい。開発部門は、品質を重視したいので、リードタイムを長くしたいといった対立です。

このような意見の対立が起こったときに、双方の共通利益を満たす解が見つけられると、価値が高い貢献となります。

上記の例で言うと、リードタイムが長くても顧客満足度が落ちない方法、リードタイムが短くても品質が保証される方法などが提案できるとよいということですね。

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会議で発言ができなくて悩んでいる方がすぐに会議で発言できるようになる対策4選のまとめ

会議で発言ができなくて悩んでいる方がすぐに会議で発言できるようになる対策4選のまとめ

最後に、会議で発言ができなくて悩んでいる方がすぐに会議で発言できるようになる対策4選のまとめます。

まとめとしては、以下の2点となります。

  • 会議で発言できる自信をつける
  • 会議の内容を把握し、臨機応変に対応できるようにする

会議で発言できる自信をつける

まずは、会議で発言できる自信をつけることです。

そのためには、練習が必要だと思います。そのために、本記事では、以下2点の対策を紹介しました。

  • 対策①会議のファシリテーターをやってみる
  • 対策②会議の議事録作成を積極的に引き受ける

また、比較的自分がやりやすい会議から練習することがポイントです。具体的には、少人数で、かつ、気心しれた人が参加する会議から試してください。

会議の内容を把握し、臨機応変に対応できるようにする

次に、会議の内容を把握し、臨機応変に対応できるようにしましょう。

そのために、本記事では、以下2点の対策を紹介しました。

  • 対策③会議前にアジェンダ、事前資料などを読み込む
  • 対策④アジェンダに沿って、どんな意見が出そうかをシミュレーションしてみる

 

あせらずに、自分ができるところから少しずつ会議に慣れるようにしてみてください。自信がついてきたら、会議の目的達成に貢献していきましょう!

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