長い会議はもうやめましょう!圧倒的に会議時間が短くなる対策10選【前提条件3つあり】

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長い会議はもうやめたいと叫びたい方、いらっしゃるのではないでしょうか?長い会議って本当に不毛ですよね。

 

誰も嬉しくないはずなのに、なぜか、会議が長引いてしまうことってよくあることではないでしょうか?

本記事では、圧倒的に会議時間が短くなる対策10選を紹介します。

この10選は、個別の対策ではなく、会議実施前、会議実施中、会議実施後の一連の対策になっています。これらの対策を実施することで、圧倒的に会議時間を短くすることができます。

私は会議のファシリテーションを実施する機会が多いのですが、会議時間が予定よりオーバーしてしまうことはほぼありません。本記事で紹介する対策を全て実施しているからです。

また、圧倒的に会議時間が短くなる対策には、前提条件が3つあります。これれらの前提条件を守ることも、会議を長引かせないためには必須ですので、合わせて紹介します。

長い会議はもうやめたい方、こりごりだと思う方、是非、ご一読ください。

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長い会議もうやめましょう!圧倒的に会議時間が短くなる対策10選

長い会議もうやめましょう!圧倒的に会議時間が短くなる対策10選

長い会議もうやめましょう!圧倒的に会議時間が短くなる対策10選は、会議実施前、会議実施中、会議実施後の一覧の対策になっています。それぞれやるべき対策内容を解説していきます。

会議実施前の会議時間が短くなる対策

対策①アジェンダを作成する

会議のアジェンダを作成しましょう。アジェンダを作成する目的は、会議で何について話をしようとしているか、関係者で共通認識を持てるようにすることです。

ですから、アジェンダに入れるべきは、

  • 会議の目的・ゴール
  • 会議のテーマ/発表者

が最低限必要となります。

以降、商品企画会議を例に考えてみましょう。

 

アジェンダ 内容
①会議の目的・ゴール ・今年度に、商品化する商品アイデアを決定すること
②会議のテーマ ・商品化する商品アイデアの説明/A担当
・商品化する商品アイデアの決定/部長

 

このようにアジェンダを作ってみてください。

対策②アジェンダのテーマごとに、論点を明確にする

アジェンダのテーマごとに論点を明確にします。論点とは、答えを出そうとする1つの問いのことです。

 

論点を明確にすることで、何について答えを出せばよいかの共通認識を持つことができるので、短い時間で結論を出しやすくなるからです。

 

商品化する商品アイデアの説明の論点は何でしょうか?

以下のような論点が考えられます。

  • 商品の価値は何か?
  • なぜヒットする可能性が高いのか?
  • 商品の価格は、いくらが妥当か?
  • 競合商品は?

つまり、商品アイデアを決定するために必要な情報ですよね。

このように、テーマについて、何が論点になりそうかを先に洗い出しておくのです。

そして、以下のように、会議のアジェンダに論点を追記しておきましょう。

アジェンダ 内容 論点
①会議の目的・ゴール ・今年度に、商品化する商品アイデアを決定すること
②会議のテーマ ・商品化する商品アイデアの説明/A担当 ・商品の価値は何か?
・なぜヒットする可能性が高いのか?
・商品の価格は、いくらが妥当か?
・競合商品は?
・商品化する商品アイデアの決定/部長

 

対策③論点に結論を出すための情報整理の準備を依頼する

関係者に、論点に結論を出すための情報整理の準備を依頼しましょう。

会議の結論を出すためには、論点が明確になっていることに加えて、論点に結論を出すための情報が必要だからです。

商品企画会議の例で考えてみます。

論点に結論を出すためには、以下のような情報をまとめておく必要があるでしょう。

 

論点 論点について結論を出すための情報
・商品の価値は何か? 商品の価値を説明するための情報
・なぜヒットする可能性が高いのか? 商品がヒットすると思う根拠
・商品の価格は、いくらが妥当か? 妥当だと思う価格とその根拠
・競合商品は? 競合商品と差別化要素

 

これらの情報を説明資料に盛り込んでもらうように、担当者に、依頼しておくのです。

そうすれば、意思決定者は、商品アイデアについて必要十分な情報を元に、決定ができるからです。事前に情報整理ができていないと、決定者の部長は、一人一人に同じ質問をしていかなくてはならなくなりますので、とても時間が足りません。

また、担当者も質問に答えられない場合も出てくるでしょう。

対策④テーマごとの時間配分を決め、会議時間と整合を取る

テーマごとの時間配分を決め、会議時間と整合を取ります。

商品化する商品アイデアの説明が質疑応答含め、60分かかるとします。元々用意されていた、会議時間が60分だとすると、部長が商品アイデアを決定のための時間が不足してしまします。

そのため、事前に部長と相談し、会議の時間は、担当からの説明と質疑応答のみに調整しておくのです。

 

このように、事前にアジェンダのテーマ時間と会議時間の整合を合わせておくことも、会議時間を短くするためのコツです。つまり、議論に必要な時間をしっかり確保しておくことです。

対策⑤必要最小限の関係者を招集する

会議には必要最小限の関係者を招集するようにしましょう。

必要以上に関係者を招集すると、議論が論点から外れがちになってしまい、会議時間が延びてしまうからです。また、必要以上に招集しても、内職する人がでてきたりして、会社全体の生産性が落ちることになりかねません。

ただし、会議の意思決定者には必ず参加してもらうようにしてください。

商品企画会議の例で言うと、部長ですね。

会議実施中の会議時間が短くなる対策

対策⑥アジェンダのテーマ、論点に沿って進行を進める

アジェンダのテーマ、論点に沿って進行を進めます。

 

アジェンダのテーマ、論点、論点を決めるための情報が揃っている中で、会議を進めれば、会議時間を圧倒的に短くできます。自信を持って、会議を進行していきましょう。

対策⑦事前に準備したアジェンダ、論点が漏れていた場合は、別日に議論する

アジェンダのテーマ、論点に沿って進行を進めていても、想定していなかったアジェンダや論点が出てくる場合があります。

その場合、無理をして会議の中で議論をせずに、別日に議論するようにしましょう。

アジェンダの中に入っていなければ、議論する時間はないからです。また、議論したとしても、論点を決めるための材料が揃っていない中で、結論が出ない可能性は高いです。

 

無理に議論を進めるのではなく、論点を明確にすることと、論点を決めるための情報を、誰がいつまでに揃えるかを決めるようにしてください。

対策⑧論点を決めるための情報が不足している場合は、宿題にする

論点を決めるための情報が不足する場合があります。その場合は担当者の宿題としてください。議論を続けていても、結論が出ることはないからです。

商品企画会議の例で考えてみます。

競合商品と差別化要素を洗い出してもらっていましたが、差別化要素に価格の比較が抜けていたとします。このような場合、結論を出すこと自体ができないですよね。

 

ただし、会議中に他の人に確認ができるレベルのことであれば、会議の別アジェンダを進行中に確認してもらってもよいとは思います。

対策⑨論点に対しての結論を関係者と共有する

会議の最後に、論点に対しての結論を関係者と共有してください。

会議中は議論に夢中となっており、決まったことについて、認識が合っていない可能性があるからです。会議の結論は、アジェンダに追記します。

以下のようなイメージですね。

会議のテーマ 論点 結論
商品化する商品アイデアの説明/A担当 商品の価値は何か? 競合商品と商品の価値を比較すること、〇〇/〇〇まで
なぜヒットする可能性が高いのか? 根拠に数値を用いること、〇〇/〇〇まで
商品の価格は、いくらが妥当か? 問題なし
競合商品は? 競合の捉え方をもっと広げること、〇〇/〇〇まで
商品化する商品アイデアの決定/部長 上記情報が揃ってから判断する、△△/△△まで

 

会議実施後の会議時間が短くなる対策

対策⑩会議のメモを配布する

会議後、アジェンダをそのまま関係者に配布しましょう。既にメモは出来上がってますから、すぐにできますね。誰が、いつまでに、何をするかを改めて共有するためです。

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圧倒的に会議時間を短くなる対策に必要な3つの前提条件

長い会議を増やさないための3つの前提条件
長い会議もうやめましょう!圧倒的に会議時間が短くなる対策10選を実行すれば、会議時間が無駄に長くなることはありません。圧倒的に短くなります。

ただ、守らないといけない前提条件が3つあります。その前提条件について解説します。

会議開始時間を守らせる

会議の内容を一生懸命考えて、準備しても、会議開始時間が守られないと、会議が予定通り終わらなくなってしまいます。会議開始時間を守ること自体は、社会人としてのマナーですので、守らない人がいれば注意しましょう。

どうしても守らない人がいる場合は、上長や会議の意思決定者などから注意してもらうようにしましょう。

参加人数に最適な広さの会議室を予約する

会議に参加する人数に合った、ちょうど良い大きさの会議室を予約してください。

よくある失敗は、小人数の会議なのに、会議室が大きい場合があります。この場合、議論がまとまりにくくなってしまいます。心理的な距離が遠くなってしまうからですね。

 

会議室がほどよい大きさであることは、会議をスムーズに進行させるために大きな要素となっていることを認識しておきましょう。

会議に意思決定者を参加させる

先程も述べましたが、会議に意思決定者を参加させることは必須です。会議に意思決定者が参加できない場合は、代理の意思決定者を立てるようにしましょう。

代理の意思決定者も立てられない場合は、会議時間を変更しましょう。会議を実施したとしても、結論が出ることはありませんので。

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