仕事が難しすぎて困っていませんか？
特に、初めての企業、職場など、自分にとって不慣れな環境の場合では、仕事が難しいと感じることが多いと思います。
仕事が難しいと感じるということは、自分としてはどうしたらよいかわからない？何をしてよいかわからない？ということだと思いますので、とても不安な気持ちになりますよね。
本記事では、そんな方のために、以下内容について詳細解説しています。
- どういうときに仕事が難しいと思うか
- 仕事が難しいときのとっておきの対処方法6選
- 仕事が難しくて不安なときにどうすればよいか
- 仕事が難しすぎて困っているときに参考となる本
本記事で紹介する方法は、私が社会人生20年の経験で身につけた方法、部下を指導する中で試してみて効果があったやり方です。
誰でも簡単にできる方法となっていますので、是非、仕事で実践してみてくださいね。
それでは解説します。
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どういうときに仕事が難しいと思うか
あなたは、どういうときに仕事が難しいと思いますか？
その話をする前に、仕事がどういうプロセスになっているかを考えてみましょう。
仕事のプロセスとは?
仕事のプロセスは、インプット→加工→アウトプットの3つのプロセスで成り立っています。
全ての仕事は全てこのプロセスで整理ができます。
具体例を挙げます。
車を作る仕事の場合、
インプットは、原材料や部品、加工は、生産ラインでの組み立て、塗装、点検など、アウトプットは、車本体です。
コピーを取る仕事の場合、
インプットは、印刷要件、加工は、用紙設定、プリンター設定、アウトプットは、コピーした資料です。
営業マンの仕事の場合、
インプットは、顧客リスト、加工は、顧客に沿った資料の作成、プレゼン、アウトプットは、仕事の受注です。
このように、仕事の種類や粒度によらず、あらゆる仕事のプロセスは、インプット→加工→アウトプットの3つのプロセスで成り立っていることがわかります。
どういうときに仕事を難しいと思うか
次に仕事のプロセスごとに、難しいと思うポイントを考えていきます。
インプットが原因で仕事が難しいと思うとき
インプットが原因で仕事が難しいと思うときは、以下の場合があります。
- インプットの量が不足している場合
- インプットの質が不十分な場合
インプットの量が不足している場合
インプットの量が不足している場合、必要十分なアウトプットを生み出すことができませんので、仕事が難しいと感じます。
例えば、あなたが新入社員だった場合、先輩社員と比較して仕事の進みが遅いことがあると思います。原因の一つとして、インプットの量が不足している可能性があります。
先輩社員は、仕事を実行するために必要なマニュアルの場所を知っていたり、わからないときに誰に聞けばよいかを知っていたりします。
新入社員には、そんなことわかるはずありません。
インプットの量が不足していると、圧倒的に仕事の質が落ちてしまいます。
アウトプットを一度も作ったことがない場合、どんなインプットが必要かがわからないためです。ある程度の経験がないと、仕事ができるようにならないのは、こういった要因が大きいと思います。
インプットの質が不十分な場合
インプットの質が不足している場合、必要十分なアウトプットを生み出すことができませんので、仕事が難しいと感じます。
例えば、あなたが上司の指示のもと、資料作成することになったとします。
上司からの指示内容を十分理解できないうちに、資料作成に取り掛かると、必要十分なアウトプットにならない可能性があるということです。
資料を作成して初めて、上司からの指示を十分理解できていなかったことに気づいたりしますよね。
加工が原因で仕事が難しいと思うとき
加工が原因で仕事が難しいと思うときは、以下の場合が考えられます。
- 加工方法を知らない場合
- 加工方法を誤って解釈している場合
加工方法を知らない場合
加工方法を知らない場合、仕事が難しいと感じます。
営業マンが顧客から受注を獲得するため、プレゼン資料を作成する場合で考えてみましょう。
プレゼン用の資料を作る情報は、十分揃っているものの、情報をどのように整理して資料に落とし込むかがわかっていないということです。顧客が理解できるように情報整理ができないということです。
顧客が理解できに資料でプレゼンしたら、受注獲得の確率も減ってしまいますよね。
加工方法を誤って解釈している場合
加工方法を誤って解釈している場合、アウトプットが想定していたものと異なったものになってしまうため、仕事が難しいと感じます。
営業マンが顧客から受注を獲得した後に、見積書を作成する場合を考えてみます。
加工方法を誤って解釈しているとは、見積書を作成するプロセスを誤って解釈しているということです。
極端な例ですが、見積内容、見積金額について、社内の承認を取る必要があることを知らずに、自分で作成した見積書をそのまま顧客に渡してしまったとかですね。
アウトプットが原因で仕事が難しいと思うとき
アウトプットが原因で仕事が難しいと思うときは、以下の場合が考えられます。
- アウトプットイメージがわからない場合
- アウトプットを作成する前提、条件を理解していない場合
アウトプットイメージがわからない場合
アウトプットイメージがわからない場合、アウトプットを作成しようがないので、仕事が難しいと感じます。
アウトプットを作成する前提、条件を理解していない場合
アウトプットを作成する前提、条件を理解していない場合、アウトプットが要件と異なったものになってしますので、仕事が難しいと感じると思います。
前提とは、見積書であれば、消費税を内税にする/外税にするとか、有効期限は、〇カ月以内とかです。
条件とは、〇/〇までにアウトプットを作るとか、アウトプットを作成する場合に、決まったフォーマットで作成するとかですね。
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仕事が難しいときのとっておきの対処方法6選
仕事が難しいと感じるときは、先述した通り、仕事のプロセスであるインプット、加工、アウトプットのいずれか、あるいは、その組み合わせに問題があります。そのため仕事が難しいときの対処方法としては、状況別に対処方法を考えるのが有効です。
インプットが原因で仕事が難しいと思うときの対処方法
インプットが原因で仕事が難しいと思うときの対処方法は以下の2点です。
- インプットの量が不足している場合の対処方法
- インプットの質が不十分な場合の対処方法
対処方法①インプットの量が不足している場合の対処方法
インプットの量が不足している場合の対処方法は、情報収集です。
情報収集のやり方は、人に聞く、マニュアルを確認する、調べるなどです。
一番よいのは、分かっていそうな人に聞くです。
あなたが新入社員だった場合、自分がやろうとしている仕事について誰が詳しいかすらわからない場合もあると思います。そのときは、誰がその仕事について詳しいかを、自分が聞けそうな人に聞いてみるところから始めましょう。
そして、自分がやろうとしている仕事について詳しい人にたどりついたら、情報収集するわけですが、マニュアルがあるならもらってしまいましょう。
1点注意点があります。
インプットの量が不足していることに気づかないケースがあるということです。自覚がありませんから、そのまま加工に移ってしまうんですね。
対処方法②インプットの質が不十分な場合の対処方法
インプットの質が不十分な場合の対処方法は、アウトプットイメージを作って確認です。
例えば、上司から資料作成の依頼を受けた場合、ラフにアウトプットイメージを作ってしまって、それを上司に確認するのです。それによって、自分が上司から依頼された指示内容を正確に理解できているかが確認できます。
加工が原因で仕事が難しいと思うときの対処方法
加工が原因で仕事が難しいと思うときの対処方法は、以下の2点です。
- 加工方法を知らない場合の対処方法
- 加工方法を誤って解釈している場合の対処方法
対処方法③加工方法を知らない場合の対処方法
加工方法を知らない場合の対処方法は、加工方法を箇条書きに書いて、上司に確認することです。ここで言う加工方法とは、段取りのことです。
例えば、資料作成の場合、相手が求めていることを想像する→目次構成を考える→キーメッセージを考える→根拠を考えるといった段取りですね。
どんな仕事であっても必ず、このような段取りがあるはずです。特に、仕事に不慣れな場合は、自分一人で段取りを考えると、時間がかかってしまったり、要件と異なるアウトプットを作成したりしてしまいがちです。
ですから、自分で段取りを考えた後、段取りを上司に確認しましょう。
対処方法④加工方法を誤って解釈している場合の対処方法
この場合、アウトプットを作成し確認した後、加工方法が誤っていたことに気づくことになると思います。
アウトプットを確認した時点で、加工方法のどの部分を誤って解釈していたかの原因切り分けをすることが対処方法になります。
原因切り分けする方法として、業務マニュアルがある場合は、業務マニュアルと突合せをしてみましょう。業務マニュアルがない場合は、上司か、その業務に詳しい人に確認してみましょう。
アウトプットが原因で仕事が難しいと思うときの対処方法
アウトプットが原因で仕事が難しいと思うときの対処方法は以下2点です。
- アウトプットイメージがわからない場合の対処方法
- アウトプットを作成する前提、条件を理解していない場合の対処方法
対処方法⑤アウトプットイメージがわからない場合の対処方法
この場合、アウトプットイメージを自分で作ってみましょう。それを、仕事の依頼者である上司に確認するのです。
想定のアウトプットイメージと異なっていたら、具体的にどう修正すればよいかを教えてくれるはずです。
資料でしたら、目次構成とキーメッセージぐらいができたら、確認した方がよいでしょう。資料でなかったとしても、プロトタイプを作って、確認するがよいです。
対処方法⑥アウトプットを作成する前提、条件を理解していない場合の対処方法
この場合、アウトプットを作成し、確認した後に、前提、条件を理解していなかったことに気づくことも多いと思います。
それだと手戻りが大きいので、アウトプットを作成する前に確認しておきたいところです。
アウトプットイメージを作成するときに、前提や条件が隠れていないかを想像することが対処方法となります。
例えば、コピーを取る仕事の場合、カラー印刷にするのか、白黒印刷にするのかといった細かな指示までされないことが多いと思います。
仕事の依頼者からすると、顧客に提出する資料はカラー印刷にするという暗黙の前提があるかもしれません。
特に初めて行う仕事の場合は、細心の注意が必要ですね。想像力が必要です。
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仕事が難しくて不安なときにどうすればよいか
前述した、仕事が難しいときの対処方法6選を実施すれば、不安はかなり軽減されるはずです。
それでも、仕事が難しくて不安なときにどうすればよいかについて解説します。
その場合、自分にとって初めての仕事の場合が多いのではないかと思います。少なくとも、同じようなことを過去に実施した経験があれば、極端に不安になることはないからです。
そのために必要なことは、その仕事を経験したことのある人の話を聞くことです。
どんなインプットが必要なのか、加工方法を解説した業務マニュアルはなにのか？アウトプットとして参考になりそうなサンプルはないのか？といったことをヒアリングしてみましょう。
また、プロセスの話だけでなく、間違いやすいポイント、上司から確認が入るポイントなども抑えておきましょう。
過去にその仕事を経験したことがいない場合、どうするか？
その場合は、自分で業務マニュアルを作ってみましょう。そして、その内容を上司に確認してもらうのです。
業務マニュアルを作成することで、自分がどのような段取りで仕事を進めればよいか、少なくとも上司にお墨付きをもえらえます。不安はかなり軽減されるでしょう。
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仕事が難しすぎて困っているときに参考となる本
論理思考を鍛えることで、難しい仕事に立ち向かうときに読みたい本
論理思考のベースとなる考え方を学び、実務で陥りやすい注意点を理解することで、実践で活用する能力を養うことができます。
論理思考に出てくる、MICEやロジックツリーなどのツールを活用することで、段取りの抜け漏れを防ぐことができるようになります。特に、若い方は、ビジネスマンとして必須スキルですから、この機会に読んでみてはいかがでしょうか。
アナロジーを使って、難しい仕事に対処したときに読みたい本
アナロジーを使うことで、過去に自分が経験したことのノウハウを活用しやすくなります。
例えば、異動前と異動後で、全然異なる仕事のように思えたとしても、構造化してとらえなおすと、類似点が見つかったりするものです。類似点が見つかったとすると、仕事上で、留意すべき点は同じだったりします。
アナロジーの力を使うことによって、自分の経験を何倍にも活用することができるようになるのです。ある程度社会経験がある方は、自分の今までの経験を生かすためにも、アナロジーについて勉強してみては、いかがでしょう。
他の人と協力して、難しい仕事に立ち向かっていきたいときに読みたい本
難しい仕事に直面したときに、自分一人で立ち向かう必要はありません。他の人と協力して立ち向かっていく方が、何倍もの成果を発揮できるようになるのです。
一方で、他の人と協力するときに、相手の気持ちを慮った行動ができないと、マイナスに働いてしまう可能性もあります。
そんなとき、人間関係について、豊富な事例を元に詳細に解説している「人を動かす」という本が役に立ちます。
この本を読むことで、偉人たちもいかに、他人に気を遣ってきたのかがよくわかりますよ。
ポータブルスキル向上で、難しい仕事に立ち向かっていきたいときに読みたい本
難しい仕事に立ち向かうときに必要なのは、現場特有の知識やスキルより、ポータブルスキルの方が、大切です。
「プロフェッショナルの条件――いかに成果をあげ、成長するか」という本は、知的生産性をいかに向上させるか?
という視点で、自分の能力を見極め・伸ばす簡単な方法を、ドラッカー自身のエピソードをまじえながら、具体的に紹介されています。この本を読み、ポータブルスキルを伸ばすことで、難しい仕事に立ち向かっていけるようになると思います。
マネジメント力向上で、難しい仕事に立ち向かっていきたいときに読みたい本
部下の力も使って、チームとして難しい仕事に立ち向かっていかねばならない、といった場合に読みたい本です。
本書は、マネジメントの仕事とは実践であり、成果を出すことであると明確に規定する。そして、そのためにマネジメントが果たすべき使命と役割、取り組むべき仕事、さらには中長期的に考えるべき戦略について、具体的に解説しています。
組織やチームで、難しい仕事に立ち向かっていきたいと考えている方は、是非読んでみてください！
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仕事が難しいときのとっておきの対処方法6選のまとめ
仕事が難しいときのとっておきの対処方法とは、仕事のプロセスをインプット、加工、アウトプットと捉え、それぞれの弱点を補う方法です。
つまり、仕事が難しいと思ったことに対して真正面から立ち向かっていくやり方です。
その姿勢は素晴らしいですが、その方法だけだと疲弊してしま可能性もあります。
どうしたら、自分にとって難しい仕事をかわせるか？
他の人が苦手だけど、自分が得意な分野に注力するのです。
そうすると、自分が得意な領域で勝負ができるようになり、自分にとって難しい仕事は他人が実施してくれるようになります。
自分にとって難しい仕事も取り組んでいかないと、成長が鈍化してしまうリスクもあります。
何事もバランスです。
感覚的には、自分にとって難しい仕事は、20%～30%に抑え、残りは、自分が得意な分野で勝負するのがちょうどよい塩梅だと思います。
そして、難しい仕事にチャレンジする場合は、仕事が難しいときのとっておきの対処方法6選で解説した内容を参考に取り組んでみてください。
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