仕事量が多いときの原因別対策方法10選【仕事量をコントロールするコツがわかります！】

 

仕事量多いと、心身ともに疲労が蓄積して、パフォーマンスも低下してと悪循環になってしまいがちですよね。

一時的に仕事量が増えることは仕方がないと思いますが、通常は適正な仕事量を維持することが大切なんです。

私も若いころは、信じられないくらい残業していました。毎日タクシー帰りなんて当たり前でしたね。今のご時世だとそんなことは、ほとんどの会社でないとは思います。

とはいっても、仕事量が多くて悩んでいる方は多いと思うんです。特に若い方にとっては、深刻な悩みですよね。

そんな方のために、本記事では、以下内容について解説していきます。

 

 

本記事で紹介する方法は、私自身による経験、上司、部下、同僚と話をしている中で私が気づいた内容を元にまとめています。私は、この方法を実践する中で、残業すること自体がほぼない状態となりました。

それでは解説していきます。

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仕事量が多いときの原因別対策方法10選

仕事量が多いときの原因は、大きく以下2点となります。

それぞれの詳細な原因別対策を解説していきます。

自分に原因がある場合

仕事量の多い原因ば自分にある場合、以下6つの原因が考えられます。

それぞれの原因別対策を解説していきます。

原因①仕事を断れないから

仕事を断れないから、仕事量が多い場合です。

例えば、会社の同僚から、〇〇をお願いと言われて、素直に受け取ってばかりいると、自分のキャパをオーバーして締め切りまでに仕事を終えられなくなってしまいます。

この場合に、大事なことは、「タスク管理」と「断る勇気を持つ」ことです。

タスク管理では、自分が抱えているタスクがどれくらいあって、いつまでに終えなくてはいけないのか？を把握しておくのです。その上で、新しい仕事の依頼が来たときに、自分がその仕事を受けきれるのかを冷静に判断しましょう。

そして、仕事を受けきれない場合は、自分は〇〇という仕事を抱えており、今すぐに着手できないので、他の人にお願いできないか勇気をもって依頼しましょう。

 

一度約束したにも関わらずできないと、仕事を依頼してきた人への信頼を失ってしまうからです。

そうなってしまうんだったら、仕事を依頼されたときに断った方が100倍良いです。仕事を依頼する人の立場で考えてみてください。

任せたつもりだったのに、締め切り間際になって仕事が終わっていないと困りますよね。

一度約束してしまったら、絶対に締め切りまでに仕事を終わらせる覚悟を持ちましょう。

原因②仕事をするスピードが遅いから

周りの人と比べて仕事をするスピードが遅いから、仕事量が多いように感じる場合です。就職、転職、異動直後などで、仕事に慣れていない場合に、このように感じることが多いと思います。

この場合は、仕事量自体を減らす調整を上司としましょう。

その調整をする判断基準は、仕事の締め切りまでにこなせる量かどうかで判断してください。複数の仕事を同時並行で進める場合もあると思いますが、全ての仕事を締め切りまでに終えられるかを基準にしましょう。

 

 

原因③仕事でミスが多いから

仕事でミスが多く、手戻りが多いので、仕事量が多いように感じる場合です。

若い人は、このパターンが多いのではと思います。そして、この状態に自分がいることに気づかないケースもあると思います。

 

原因④あなたが優秀だから

あなたが優秀だから、仕事をたくさんアサインされ、仕事量が多くなる場合です。

優秀な人に仕事が集まるのは、ある程度は仕方がないことだと思います。上司や同僚にしても、優秀でしっかりと仕事をしてくれる方に頼りたくなるのは、当然ですよね。

ですが、いくら優秀な人だったとしても、キャパシティがあります。

あなたが優秀だから、仕事量が多く集まっていると感じる場合は、全てを自分でやろうとぜすに、他の人にできる部分がないかを探すようにしてみてください。そして、他の人ができる仕事は、他の人にお願いするのです。

そうすると、自分にしかできない部分に注力できるようになり、より成果を出せるようになります。

そして、余った時間で他の人ができない部分をできるようにするためにどうするかを考えるのです。そうすると、チームや組織のレベルアップができるようになり、あなたの成果を格段に上がるはずです。

 

原因⑤あなたしかできない仕事が多いから

あなたしかできない仕事が多いから、仕事量が多くなる場合です。

職場にいるベテラン社員によくあるケースです。この場合、本人が他の人に仕事を移管したいと思う場合と、移管したくないと思う場合に分かれます。

ベテラン社員からすると、自分にしかできない仕事が既得権益のようになっていることがあるんですね。ですが、この考え方は、自分にとっても、周りの人にとっても、あまりよくないと思います。

いつか、その人が会社を休まないといけない、辞めないといけないといった状況にいつかはなるからです。そのときに、自分が抱えていた仕事が他の人にできないとなると、困りますよね。

この場合は、他の人に仕事を移管できるように、業務マニュアルを作ってください。

専門的な資格とか、専門的な技術が必要な職種(例えば、伝統工芸など)以外であれば、業務マニュアルがあれば、大抵の仕事は他の人でもこなせるようになるはずです。

原因⑥他の人と協力して仕事をするのが苦手だから

他の人と協力して仕事をするのが苦手だから、仕事量が多くなる場合です。

優秀な人が陥りやすいパターンですね。自分一人でやった方が早いから、ついつい、自分一人で仕事を抱えてやってしまうんですね。

 

 

 

自分ががんばって、仕事をこなせばその場はうまく収まるかもしれません。

ですが、そのことによって、他の人の成長が滞ってしまったり、自分のマネジメント能力が身につかなかったりするリスクがあるのです。

ですから、自分一人だけで、仕事を進めるのではなく、若いうちから、周りの人と協力しながら仕事を進めることをおすすめします。

ちなみに、私は、若いころ、一人で仕事をする環境にいたことが多く、周りの人と協力しながら仕事を進めることが苦手でした。あるとき、周りの人と協力しながら仕事を進める方が楽だな、という感覚になったのです。

 

自分意外に原因がある場合

仕事量の多い原因が自分以外にある場合、以下4つの原因が考えられます。

 

それぞれの原因別対策を解説していきます。

原因⑦組織・チーム全体が忙しいから

組織・チーム全体が忙しいから、仕事量が多い場合です。

例えば、プロジェクトの佳境で、チーム全員が忙しいなんてことはよくありますよね。この場合、恐らく、仕事量が多いのは一時的だと思います。

この場合は、特に対策方法はなく、静観するしかないですね。

定常的にチーム全員が忙しいような状況だった場合、組織マネジメントに問題がありますね。

昨今は、残業時間のチェックなどかなり厳しくなってきていると思いますので、そのままの状況が放置されることは少ないでしょう。

原因⑧上司の仕事のアサインが不適切だから

上司の仕事のアサインが不適切だから、仕事量が多くなっている場合です。

例えば、上司があなたの能力やスキルの見極めずに、キャパシティ以上の仕事量をアサインしてしまっているような場合ですね。

この場合は、素直に、上司に、仕事量の調整を依頼しましょう。上述した以下内容と同じ対策となります。仕事をするスピードが遅いから

原因⑨自分以外のメンバーの仕事経験が浅いから

自分以外のメンバーの仕事経験が浅いから、結果的にあなたに仕事が集中し、仕事量が増えている場合です。

この場合は、結果的に、上述した以下内容と同じ対策となります。
あなたしかできない仕事が多いから

原因⑩仕事のやり方が効率化されていないから

組織として、仕事のやり方が効率化されていないから、仕事量が多いように感じる場合です。

例えば、新しい組織ができたばかりのときに起こりえます。組織としての仕事のやり方が定まっておらず、何を実施してよいのかわからない、混沌とした状態になることが多いです。

この場合、とりあえず、できることをやってみようとなりがちで、結果的に無駄な仕事が増えてしまいます。ある程度は仕方がないことなので、しばらくは静観するしかないかもしれません。

あなた自身が仕事の効率化できるチャンスがあるなら、提案してみるのもよいと思います。

 

仕事量が多い人の特徴

これまで、仕事量が多いときの原因別対策方法12選を紹介してきましたが、次に、仕事量が多い人の特徴を紹介したいと思います。

以下のようなタイプが仕事量が多い、もしくは多いと感じると思います。

1. 職場内での仕事経験が浅く、業務に不慣れな方で、他の人に頼るのが苦手な方
2. プレイヤーとして優秀で、自分一人で壁を乗り越える気概のある方

一見すると正反対のように見えますが、両者に共通しているのは、自分一人でなんとかしようという思考パターンになっている方です。

 

つまり、あまり良い状態ではないと、私は考えます。そして、その状態を作り出しているのは、マネージャー、または、チームリーダーです。

仕事のパフォーマンスは、本来、組織として発揮すべきです。もちろん、個人の能力に期待する部分も多きいのは確かですが、生産性の差はせいぜい2倍～3倍程度の差でしょう。

ですが、組織、チーム全体の力をうまく集結させることができれば、感覚的には、5倍～10倍の生産性の違いが出てくることだってありえると思います。

マネージャーやチームリーダーはそのことを頭に入れた上で、個々のメンバーが力を最大限発揮できるような環境づくりに注力していただきたいと思います。

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仕事量が多いことによる弊害

次に、仕事量が多いことによる弊害を紹介します。2つの弊害が考えられます。

1. 残業時間増大による、心身の疲労蓄積、パフォーマンス低下
2. 精神的余裕が少なくなることによる、新たなチャレンジ意欲の低下

それぞれの弊害について解説します。

残業時間増大による、心身の疲労蓄積、パフォーマンス低下

仕事量が多いことによる弊害として、考えられるのが、残業時間増大による、心身の疲労蓄積、パフォーマンス低下です。

どうしても仕事量が多いと心身の疲労は蓄積していきます。その結果として、仕事のパフォーマンスは低下する一方です。特に、夜遅くなればなるほど、パフォーマンスが低下し、翌日のパフォーマンスにも影響するようになってきます。

ですから、仕事量が多いときの原因別対策方法12選で紹介した方法を用いて、仕事量を減らすことが必要なのです。

精神的余裕が少なくなることによる、新たなチャレンジ意欲の低下

もう一つの弊害として、精神的余裕が少なくなることによる、新たなチャレンジ意欲の低下が考えられます。

例えば、顧客先に新しい提案してみるとか、職場内での業務改善を行うとかですね。

今の仕事で手一杯であれば、そういったチャレンジができなくなるのもあたりまえですよね。そして、そういった新たなチャレンジがないと、組織は衰退していきます。

Google社では、業務量の20％は、今の業務以外の新たなチャレンジに割り当てる制度があるようですね。

新たなチャレンジを仕掛けていくためにも、仕事量が多いときの原因別対策方法12選で紹介した方法を用いて、仕事量を減らしていきましょう。

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仕事量をコントロールするコツ

最後に仕事量をコントロールするコツを紹介したいと思います。

 

 

仕事量が多い人の特徴で紹介した通り、仕事量が多い人は、自分一人でなんとかしようという思考パターンになりがちです。ですが、上司も含めた他のメンバーと心を開いた会話ができるようになっていれば、何でも相談できるようになります。

 

 

そして、他のメンバーと心を開いた会話をできるようになるためには、ある程度、自分のパーソナリティをさらけ出す勇気を持つことも必要です。つまり、差支えない範囲で、素の自分を出していくということです。

そうすると、他のメンバーも気軽に話ができるようになり、組織内に会話が増えるようになってきます。

 

この2つができれば、ある程度、他のメンバーと自由に意思伝達ができるようになってきます。

この効果は、仕事量をコントロールするだけでなく、あらゆる仕事をやりやすくする土台のようなものです。是非、実践してみてください。